BAB 20

PENGANTAR PENGEMBANGAN SISTEM DAN ANALISIS SISTEM

Perusahaan-perusahaan mengubah sistem mereka untuk alasan sebagai berikut :

• Perubahan pada kebutuhan pengguna atau bisnis. Kompetisi yang meningkat, pertumbuhan bisnis atau konsolidasi, perampingan operasi, merger dan pelepasan, atau peraturan-peraturan baru dapat mengubah struktur dan tujuan perusahaan.
• Perubahan teknologi. Dengan kemajuan dan semakin murahnya teknologi, sejumlah organisasi dapat mengadopsi teknologi baru.
• Peningkatan proses bisnis. Banyak perusahaan mengubah sistem mereka untuk meningkatkan proses bisnis yang tidak efisien.
• Keunggulan kompetitif. Perusahaan berinvestasi besar dalam teknologi untuk meningkatkan kualitas, kuantitas, dan kecepatan informasi; meningkatkan produk atau jasa; serta menghasilkan keunggulan kompetitif lainnya.
• Peningkatan produktivitas. Sistem informasi dapat mengotomatisasi tugas-tugas klerikal, mengurangi waktu kinerja tugas, dan menghasikan pegawai-pegawai dengan pengetahuan khusus.
• Integritas sistem. Organisasi dengan sistem yang tidak sesuai menggabungkannya untuk menghapus ketidaksesuaian dan memperkuat database.
• Umur sistem dan kebutuhan penggantian. Semakin menuanya umur sistem dan perbaruan selama berkali-kali, menjadikan sistem kurang stabil dan lama-kelamaan perlu untuk diganti.

PENGEMBANGAN SISTEM

Mendiskusikan siklus hidup pengembangan sistem dan orang-orang yang terlibat dalam pengembangan sistem.

• Siklus hidup pengembangan sistem:

ANALISIS SISTEM dimana informasi yang diperlukan untuk membeli, mengembangkan, atau memodifikasi sebuah sistem dikumpulkan. Agar penggunaan sumber daya terbatas menjadi lebih baik, permintaan pengembangan dipindai dan diprioritaskan.

DESAIN KONSEPTUAL, perusahaan memutuskan bagaimana memenuhi kebutuhan pengguna. Tugas pertama adalah mengidentifikasi dan mengevaluasi alternatif desain yang sesuai, seperti membeli perangkat lunak, mengembangkannya didalam, atau mengalihdayakan pengembangan sistem ke orang lain.

DESAIN FISIK, perusahaan menerjemahkan persyaratan desain konseptual yang luas dan berorientasi ke dalam spesifikasi detail yang digunakan untuk mengkode dan menguji program komputer, mendesain dokumen input dan output, membuat sejumlah file dan database, mengembangkan prosedur, dan membangun pengendalian kedalam sistem baru tersebut.

IMPLEMENTASI DAN KONVERSI, sebuah rencana impementasi dan konversidikembangkan, perangkat keras dan perangkat lunak dipasang dan diuji, melatih personel.

OPERASI DAN PEMELIHARAAN, sistem baru tersebut secar periodik ditinjau dan modifikasi dibuat saat beberapa masalah timbul atau saat kebutuhan baru terlihat jelas.

• Para Pemain

Sejumlah orang harus bekerja sama untuk mengembangkan dan mengimplementasikan sebuah SIA dengan sukses.

MANAJEMEN memiliki peran untuk menekankan pentingnya melibatkan para pengguna dalam proses, memberi dukungan dan dorongan untuk proyek pengembangan, dan menyelaraskan sistem dengan strategi-strategi korporasi.

PENGGUNA para pengguna SIA mengkomunikasikan informasi yang dibutuhkan ke pengembang sistem untuk membantu mengelola pengembangan sistem.

PANITIA PENGARAH SISTEM INFORMASI sebuah panitia pengarah sistem informasi merencanakan dan mengawasi fungsi sistem infromasi. Panitia pengarah menetapkan kebijakan SIA; memastikan partisipasi, panduan, dan pengendalian manajemen

TIM PENGEMBANGAN PROYEK para anggota tim merencanakan tiap proyek, mengawasinya untuk memastikan penyelesaian yang tepat waktu dan efektif biaya, memastikan pertimbangan layak diberikan ke elemen manusia, serta mengkomunikasikan status proyek ke manajemen puncak dan panitia pengarah.

ANALIS DAN PEMROGRAM SISTEM membantu para pengguna menentukan kebutuhan informasi mereka, mempelajari sistem yang ada dan mendesain sistem baru, serta menyiapkan spesifikasi yang digunakan oleh pemrogram komputer.

PARA PEMAIN EKSTERNAL para pelanggan, penjual, auditor eksternal, dan entitas pemerintah memainkan sebuah peran dalam pengembangan sistem.

Merencanakan Pengembangan Sistem

Dua rencana pengembangan sistem yang diperlukan :

1. Rencana pengembangan proyek. Sebuah rencana yang disiapkan oleh tim proyek, berisi sebuah analisis biaya-manfaat, persyaratan pengembangan dan kebutuhan operasional, serta sebuah daftar aktivitas-aktivitas yang diperlukan untuk mengembangkan dan mengoperasikan aplikasi baru tersebut.
2. Rencana induk. Sebuah rencana jangka panjang, disiapkan oleh panitia pengarah sistem informasi, menentukan sistem tersebut akan berisi apa saja, bagaimana sistem akan dikembangkan, siapa yang akan mengembangkannya, dan kemana SIA ditujukan.

TEKNIK-TEKNIK PERENCANAAN

PERT dan bagan Gantt adalah teknik-teknik untuk menentukan waktu dan mengawasi aktivitas-aktivitas pengembangan sistem. Program evaluation and review technique (PERT) mensyaratkan bahwa seluruh aktivitas serta contoh dan hubungan selanjutnya diantara aktivitas-aktivitas tersebut diidentifikasi. Sebuah bagan Gantt adalah sebuah bagan batang dengan aktivitas-aktivitas proyek disisi kiri dan unit waktu dibagian atas.

Analisis Kelayakan

Ada lima aspek penting yang dipertimbangkan selama studi kelayakan :

1. Kelayakan ekonomi. Akankah manfaat sistem akan mendukung waktu, uang, dan sumber daya yang diperlukan untuk mengimplementasikannya?
2. Kelayakan teknis. Dapatkan sistem dikembangkan dan diimplementasikan menggunakan teknologi yang ada?
3. Kelayakan hukum. Apakah sistem akan mematuhi seluruh hukum negara dan negara bagian yang berlaku, regulasi pihak administratif, dan kewajiban kontraktual?
4. Kelayakan penjadwalan. Dapatkan sistem dikembangkan dan diimplementasikan dalam waktu yang dialokasikan?
5. Kelayakan operasional. Apakah organisasi memiliki akses ke orang-orang yang dapat mendesain, mengimplementasikan, dan mengoperasikan sistem yang diajukan?

Penganggaran Modal adalah sebuah teknik pengembalian atas investasi yang digunakan untuk membandingkan manfaat dan biaya yang diestimasi untuk menentukan apakah sebuah sistem bermanfaat biaya. Berikut ini adalah tiga teknik penganggaran modal yang paling umum digunakan :

1. Payback period, adalah jumlah tahun yang diperlukan agar tabungan bersih menyamai biaya investasi awalnya.
2. Net present value, adalah seluruh arus kas masa depan yang diestimasikan didiskontokan kembali kemasa sekarang, menggunakan tingkat diskonto yang merefleksikan nilai waktu uang.
3. Internal rate of return, adalah tingkat bunga efektif yang menghasilkan NPV nol.

Aspek Perilaku Perubahan

• MENGAPA MASALAH PERILAKU TERJADI

Untuk meminimalkan reaksi perilaku yang tidak baik, seseorang harus memahami mengapa perlawanan terjadi. Beberapa faktor yang lebih penting adalah :

1. Ketakutan
2. Dukungan manajemen puncak
3. Pengalaman dengan perubahan sebelumnya
4. Komunikasi
5. Sifat perubahan yang mengganggu
6. Cara perubahan diperkenalkan
7. Bias dan emosi
8. Karakteristik dan latar belakang pribadi

• BAGAIMANA ORANG-ORANG MENENTANG PERUBAHAN

1. Agresi, adalah perilaku yang menghancurkan, melumpuhkan, atau melemahkan efektivitas sistem.
2. Proyeksi, adalah menyalahkan sistem baru atas semua kesalahan yang tejadi.
3. Penghindaran, adalah mengabaikan SIA baru dengan harapan agar masalah (sistem) akan segera pergi.

• MENCEGAH MASALAH PERILAKU

1. Memperoleh dukungan manajemen
2. Memenuhi kebutuhan pengguna
3. Menghilangkan ketakutan, dan menekankan peluang-peluang baru
4. Menghindari emosionalisme
5. Memberikan pelatihan
6. Memeriksa ulang evaluasi kinerja
7. Menjalin lini komunikasi yang terbuka
8. Menguji sistem
9. Menjaga agar sistem tetap sederhana, dan perlakukan sistem seperti manusia
10. Mengendalikan ekspektasi pengguna

Analisis Sistem

Ketika sebuah sistem dibutuhkan, sebuah permintaan untuk pengembangan sistem tertulis disiapkan untuk menjelaskan masalah-masalah saat ini, alasan untuk perubahan, tujuan sistem yang diusulkan, serta manfaat dan biaya yang diantisipasi.

• Penyelidikan Awal dilakukan untuk menyaring permintaan atas pengembangan sistem.
• Survei Sistem adalah sebuah studi ekstensif dari SIA saat ini yang memiliki tujuan-tujuan:

1. Mendapatkan pemahaman atas operasi, kebijakan, prosedur, dan arus informasi perusahaan
2. Membuat penilaian pendahuluan atas kebutuhan pemrosesan sekarang dan masa depan
3. Mengembangkan hubungan kerja dengan para pengguna, dan membangun dukungan bagi SIA.
4. Mengumpulkan data yang mengidentifikasi kebutuhan pengguna, menjalankan analisis kelayakan, dan membuat rekomendasi untuk manajemen.

• Studi Kelayakan analisis kelayakan diperbarui secara teratur sebagaimana proyek tersebut dilanjutkan serta biaya dan manfaat menjadi lebih jelas.
• Kebutuhan Informasi dan Persyaratan Sistem setelah sebuah proyek dianggap layak, perusahaan mengidentifikasi kebutuhan infromasi para pengguna dan mendokumentasikan persyaratan sistem.

Empat strategi berikut digunakan untuk menentukan perssyaratan SIA.

1. Tanya para pengguna apa yang mereka butuhkan
2. Menganalisis sistem eksternal
3. Memeriksa sistem yang ada
4. Buat sebuah prototipe

• Laporan Analisis Sistem untuk merangkum dan mendokumentasikan aktivitas analisis. Sebuah keputusan lanjut/tidak lanjut dibuat sampai tiga kali selama analisis sistem: pertama, selama penyelidikan,  apakah akan dilakukan sebuah survei sistem; kedua, di akhir studi kelayakan, untuk menentukan apakah lanjut ke fase persyaratan informasi; ketiga, pada penyelesaian fase analisis tersebut untuk menentukan apakah lanjut ke desain sistem konseptual.

BAB 19

TOPIK KHUSUS DALAM PEMODELAN REA

Topik Pemodelan Siklus Pendapatan dan Pengeluaran Tambahan

PENEMPATAN PERISTIWA DAN ATRIBUT SIKLUS PENDAPATAN TAMBAHAN

Tabel 19-1 Bagian diagram REA Siklus Pendapatan yang Diperpanjang

Tabel 19-1 menunjukkan bahwa kunci utama dari peristiwa mengirim pesanan adalah nomor pengiriman. Nomor bill-of-lading adalah atribut lainnya. Tetapi ia bukanlah kunci utama karena mungkin bernilai nol untuk pengiriman dengan menggunakan truk milik perusahaan sendiri. Nomor faktur penjualan adalah atribut lain dari peristiwa pengiriman. 

PENEMPATAN PERISTIWA DAN ATRIBUT SIKLUS PENGELUARAN TAMBAHAN

Tabel 19-2 

Beberapa permintaan ditolak dan karenanya tidak pernah dihubungkan ke sebuah pesanan. Minimum 0 diasosiasikan dengan peristiwa Meminta Persediaan yang merefleksikan fakta bahwa beberapa pesanan dibuat secara otomatis oleh sistem pengendalian persediaan, bukannya dari sebuah permintaan tertentu. Tabel 19-2 menunjukkan bahwa informasi biaya disimpan dalam beberapa tabel. Biaya standar dicatat sebagai sebuah atribut tabel Persediaan karena ia sama untuk seluruh unit dicatat dalam tabel persediaan-Memesan Persediaan

PENJUALAN JASA

Tabel 19-3

Bisnis seperti bengkel reparasi otomotif, menghasilkan pendapatan dari penjualan produk dan profesi juga. Figur 19-3 mengandung hubungan antara peristiwa penjualan serta entitas tinggi jasa dan persediaan sumber daya.

PEROLEHAN JASA TAK BERWUJUD

Hubungan antara peristiwa perolehan dan entitas sumber daya dimodelkan sebagai hubungan 1:N, karena pada sebagian besar kasus, setiap jasa (telepon, listrik, dsd) diperoleh secara terpisah, biasanya dari pemasok yang berbeda.

ASET DIGITAL

Aset digital tidak mempengaruhi model REA atas siklus pendapatan dan pengeluaran. Karena perusahaan semacam itu masih perlu mengumpulkan informasi mengenai pembelian dan pembayaran mereka untuk aset digital tersebut serta perlu melacak pesanan dan pengiriman aset digital tersebut, bersamaan dengan penerimaan pembayaran dari para pelanggannya.

TRANSAKSI PERSEWAAN

Bisnis yang menyewakan peralatan atau sumber daya lain perlu melacak tiap barang fisik secara terpisah. Oleh karena itu, kunci utama untuk tabel menyewakan persediaan adalah sejenis nomor serial yang unik, bukannya sebuah part number. Setiap peristiwa menyewakan barang mencatat informasi mengenai pesnan suatu barang tertentu, seperti tanggal dan waktu disewa, harga sewa, serta segala syarat khusus persetujuan tersebut, masing-masing untuk satu barang persediaan tertentu. 

Fitur REA Tambahan

PERAN PEGAWAI

Figur 19-1 dan figur 19-2 mengidentifikasi peranyang dimainkan oleh seorang pegawai (misalkan, personel penjualan, pegawai gedung). Informasi ini memperkaya diagram REA dan dapat digunakan untuk memverifikasi apakah fungsi pekerjaan dipisahkan secara tepat.

HUBUNGAN AGEN-PERISTIWA M:N

Figur 19-2 memperkenalkan dua entitas baru: gudang dan institusi keuangan. Entitas ini menyimpan informasi mengenai lokasi sumber daya disimpan dan peristiwa tertentu berlangsung. Hubugan agen peristiwa M:N terjadi ketia sebuah aktivitas dijalankan oleh lebih dari satu pegwai, sebelum manajemen ingin menggunakan kemampuannya untuk mengawasi kinerja tiap individu. 

LOKASI

Memperkenalkan dua entitas baru : Gedung dan Instansi Keuangan. Entitas ini menyimpan informasi mengenai lokasi sumber daya disimpan dan peristiwa tertentu berlangsung.

HUBUNGAN ANTARA SUMBER DAYA DAN AGEN

Hubungan M:N antara entitas persediaan (sumber daya) dan entitas pemasok (agen). Hubungan ini merefleksikan praktik umum terbaik dari pengidentifikasian pemasok yang diajukan dan pemasok alternatif untuk barang persediaan tertentu. Hubungan serupa antara sumber daya dan pegawai dapat digunakan untuk membuat model pertanggungjawaban dan akuntabilitas

Model REA Siklus Produksi

Ada empat peristiwa menarik utama yang disertakan dalam sebuah diagram REA siklus produksi khusus :

1. Pengeluaran bahan baku 
2. Penggunaan tenaga kerja dalam produksia 
3. Penggunaan mesin dan peralatan dalam produksi 
4. Produksi produk jadi baru, direpresentasikan oleh peristiwa work in process.

ENTITAS TAMBAHAN-KEKAYAAN INTELEKTUAL

Persitiwa siklus Produksi
Data mengenai bahan baku aktual yang digunakan dalam produksi disimpan dalam entitas pengeluaran bahan baku. Begitu pula dengan informasi mengenai tenaga kerja dan operasi mesin aktual yang dijalankan, termasuk lama waktu aktual yang diperlukan oleh masing-masing aktivitas, mereka disimpan dalam entitas menjalankan operasi pekerjaan dan menjalankan operasi mesin secara berurutan. Kinerja dapat dievaluasi dengan membandingkan data pada tiga entitas peristiwa tersebut dengan informasi tentang standar yang disimpan dalam entitas informasi berhubungan (daftar bahan baku, daftar operasi pekerjaan, dan daftar operasi mesin).

FITUR REA BARU

Perbedaan digram REA yang menunjukkan hanya satu agen yang diasosiasikan dengan peristiwa menjalanakan operasi pekerjaan ( dan menjalankan operasi mesin). Peristiwa internal ini berbeda dari peristiwa lain yang dibahas di buki ini yang tidak melibatkan pertukaran atau transfer sumber daya.

Model Data SDM/Penggajian Kombinasi

Mengintegrasikan aktivitas penggajian dan SDM. Entitas peritiwa waktu pengerjaan dibutuhkan untuk menghitung penggajian. Waktu yang dipergunakan digunakan untuk akuntansi biaya, agar secara tepat menentukan biaya tenaga kerja.

ENTITAS SIKLUS SDM

Entitas keterampilan berisikan data mengenai keterampilan kerja berbeda yang berguna bagi organisasi. Akan ada sebuah baris dalam tabel ini untuk setiap keterampilan pekerja utama. Entitas peritiwa pelatihan mempresentasi berbagai seminar, program pelatihan, dan peluang lain yang diberikan kepada para pegawai untuk mengembangkandan memelihara keterampilan. 

MELACAK WAKTU PEGAWAI

Entitas keterampilan berisikan data mengenai keteramilan kerj berbeda yang berguna bagi organisasi. Akan ada sebuah baris dalam tabel ini untuk setiap keterampilan pekerja utama. Entitas peritiwa pelatihan mempresentasi berbagai seminar, program pelatihan, dan peluang lain yang diberikan kepada para pegawai untuk mengembangkan dan memelihara keterampilan. 

Model Data Aktivitas Pembiayaan

Peristiwa menerbitkan utang adalah sebuah jenis penerimaan kas khusus, karenanya ia dihubungkan ke entitas sumber daya kas. Hal tersebut sering dimodelkan sebagai sebuah entitas peristiwa terpisah yang berbeda dari ‘’Menerima Kas’’ karena ia mengandung atribut yang berbeda dari atribut yang diasosiasikan dengan penerimaan kas yang dihasilkan dari peristiwa penjualan, seperti jumlah nominal utang yang diterbitkan, jumlah total yang diterima, tanggal diterbitkan, tanggal jatuh tempo, dan tingkat bunga. Pembayaran terkait utang merupakan pengeluaran kas. Biasanya, organisasi menuliskan cek untuk jumlah total bunga yang harus dibayarkan atas sebuah obligasi atau nota tertentu dan mengirimnya kea gen transfer yang kemudian menangani distribusi cek individual ke setiap kreditor. Setiap peristiwa mengeluarkan kas yang ditautkan ke sebuah peristiwa menerbitkan utang maksimum 1. Kardinalitas minimumnya adalah 0 karena peristiwa Mengeluarkan Kas tertentu mungkin ditautkan ke sebuah peristiwa Menerbitkan Utang atau sebuah peristiwa Menerbitkan Saham.

BAB 18

MENGIMPLEMENTASIKAN MODEL REA DALAM DATABASE RELASIONAL

Mengintegrasikan Diagram REA Antarsiklus

Figur 18-1,18-2, dan 18-3 menyajikan diagram REA siklus pendapatan, pengeluaran dan penggajian. Diagram-diagram yang terpisah ini harus diintegrasikan untuk menyediakan model keseluruhan-perusahaan yang komprehensif tunggal atas organisasi tersebut. Figur 18-1 dan 18-2 telah dijelaskan pada bab 17, sehingga di sini kita fokus pada figur 18-3.

Figur 18-3 menggambarkan porsi penggajian atas aktivitas siklus SDM/penggajian. Pertukaran ekonomi dasar melibatkan pemerolehan penggunaan waktu dan keterampilan tiap pegawai menerima slip gaji. Setiap eristiwa Waktu Pengerjaan mencatat waktu seorang pegawai mulai dan mengakhiri pekerjaan pada satu hari tertentu. Setiap peristiwa semacam itu harus ditautkan ke seorang pegawai tertentu dan superbisornya; namun, setiap pegawai atau supervisor mungkin ditautkan ke banyak pristiwa berbeda. Sebuah slip gaji juga diterbitkan ke seorang pegawai tertentu dan ditanda tangani oleh seorang kasir tertentu, tetapi setiap pegawai dan kasir mungkin terhubung dengan banyak peristiwa mengeluarkan kas yang berbeda dari waktu ke waktu. oleh karena itu figur ini menggambarkan hubungan antara agen dan peristiwa sebagai 1:N. Kardinalitas minimum pada sisi agen hubungan tersebut selalu 1, kardinalitas minimum pada sisi peristiwa hubungan tersebut selalu 0. Hubungan antara peristiwa waktu pengerjaan dan mengeluarkan kas tersebuat adalah 1:N dikarenakan kebanyakan bisnis. Perusahaan membayar pegawai secara periodik, tetapi mencatat waktu pengerjaannya harian. Oleh karena itu, setiap peristiwa mengeluarkan kas ditautkan ke banyak peristiwa waktu harian.


Aturan Untuk Mengombinasikan Diagram REAPerhatikan bahwa diagram terintegritas (figur 18-4) menggabungkan berbagai salinan entitas sumber daya dan peristiwa, tetapi ia menyimpan berbagai salianan entitas agen. Ini memaksimalkan keterbacaan diagram REA komprehensif dengan menghindari kebutuhan untuk memiliki garis hubungan melntas satu sama lain.

1. Menggabungkan entitas sumber daya yang berulang, dapat dilakukan dengan menggambarkan ulang sebuah diagram REA untuk menempatkan sumber daya umum di antara peristiwa yang memengaruhinya. dengen melakukannya, maka merefleksikan dualitas penting lainnya yang harus digambarkan dalam sebuah model REA lengkap atas segala organisasi.
2. Menggabungkan entitas peristiwa yang berulang, pada kasus sumber daya penggabungan berbagai peristiwa yang sama dapat meningkatkan hasil diagram REA komprehensif yang lebih mudah dipahami. Oleh karena itu figur 18-4 menunjukkan bahwa peristiwa mengeluarkan kas dihubungkan ke peristiwa menerima persediaan dan waktu pengerjaan. dalam figur ini dapat mengungkapkan perbedaan penting di antara dua penggabungan tersebut. Penggabungan sumberdaya yang berulang tidak memengaruhi kardinalitas, tetapi penggabungan perstiwa yang berulang dapat mengubah kardnalitas minimum yang diasosiasikan dengan peristiwa lain serta berhubungan dengan peristiwa yang digabungkan tersebut.
3. Memvalidasi ketepatan diagram REA terintegrasi, diagram REA terintegrasi harus memenuhi enam aturan ini :

• Setiap peristiwa harus ditautkan setidaknya ke satu sumber daya.
• Setiap peristiwa harus ditautkan ke dua agen yang berpartisipasi dalam peristiwa tersebut.
• Setiap peristiwa harus melibatkan pelepasan sumber daya yang harus ditautkan kesebuah peristiwa yang melibatkan perolehan sumber daya.
• Setiap sumberdaya harus ditautkan setidaknya ke satu peristiwa yang menaikkan sumber daya tersebut dan setidaknya ke satu peristiwa yang menurunkan sumber daya tersebut.
• Peristiwa A dapat ditautkan ke lebih dari satu peristiwa lainnya, tetapi tidak dapat ditautkan secara bersamaan ke seluruh peristiwa lain tersebut, kemudian diagram REA harus menunjukkan bahwa peristiwa A ditautkan ke minimum 0 atas masing-masing dari peristiwa lain tersebut.
• Sebuah peristiwa dapat ditautkan ke salah satu dari sekelompok agen, tetapi tidak dapat ditautkan secara bersamaan keseluruh agen, kemudian diagram REA harus menunjukkan bahwa peristiwa tersebut ditautkan ke minimum 0 atas masing-masing dari agen tersebut. 

Mengimplementasikan Diagram REA Dalam Database Relasional
Ada tiga langkah untuk mengimplementasikan diagaram REA pada database relasional:

1. Buatlah tabel untuk masing-masing entitas yang berbeda dalam diagram tersebut dan untuk setiap hubunganbanyak-ke-banyak (many-to-many, M:N).

2. Menentukan atribut untuk setiap tabel

• Mengidentifikasi kunci utama.
• Menentukan atribut lain ke tabel yang sesuai
• Data harga dan biaya
• Data kumulatif dan dapat dihitung 

3. Menggunakan kunci asing untuk mengimplementasikan hubungan satu-ke-satu (one-to-one, 1:1) dan (satu-ke-banyak, 1:N)

• Menggunakan kunci asing untuk mengimplementasikan hubungan 1:1
• Menggunakan kunci asing untuk mengimplementasikan hubungan 1:N
• Pengecekan kelengkapan

Menggunakan Diagram REA Untuk Memuat Informasi Dari Sebuah Database

Pada bagian ini, kita merujuk pada figur 18-4 dan table 18-1 untuk menunjukkan cara penggunaan keseluruhan diagram REA untuk memfasilitasi pemuatan infomasi guna mengevaluasi kinerja.

1. Membuat jurnal dan buku besar, Kemungkinan dapat terjadi bahwa sejumlah elemen yang ditemukan dalam SIA tradisional seperti jurnal,bukubesar dan informasi mengenai utang piutang hilang. kita akan lihat bahwa informasi semacam itu, ia dapat peroleh melalu query yang sesuai.
2. Menghasilkan jurnal dari query, Jurnal menyediakan sebuah daftar kronologis transaksi. Maka, sebuah jurnal penjualan dapat dihasilkan dengan menuliskan sebuah query yang merujuk pada kedua tabel untuk menhitung jumlah penjualan yang dibuat dalam suatu periode tertentu.
3. Menghasilkan laporan keuangan, Sebuah diagram REA yang lengkap dapat juga digunakan sebagai panduan penulisan query untuk menghasilkan informasi yang akan dimasukkan dalam laporan keuangan.
4. Membuat laporan manajerial, Model data REA memfasilitasi pembuatan banyaknya variasi laporan manajerial karena ia mengintegrasikan data nonkeuangan dan keuangan.

BAB 17

DESAIN DATABASE MENGGUNAKAN MODEL DATA REA

Perancangan Database adalah proses untuk menentukan isi dan pengaturan data yang dibutuhkan untuk mendukung berbagai rancangan sistem.

Proses Desain Database

Ada lima tahap dalam proses desain database :

1. Analisis sistem, terdiri atas perencanaan awal untuk menentukan kebutuhan dan kemungkinan mengembangkan sebuah sistem baru. Tahap ini melibatkan identifikasi kebutuhan informasi pengguna, menjelaskan cakupan sistem baru yang diajukan, dan menggunakan informasi mengenai jumlah pengguna dan volume transaksi yang diharapkan untuk membuat keputusan awal mengenai keperluan perangkat keras dan perangkat lunak.
2. Desain konseptual, menyertakan pengembangan skema-skema yang berbeda bagi sistem baru pada tingkat konseptual, eksternal, dan internal.
3. Desain fisik, terdiri atas menerterjemahkan skema tingkat internal ke dalam struktur database sesungguhnya yang dimplementasikan dalam ssitem baru tersebut. 
4. Implementasi dan konversi, menyertakan seluruh aktivitas terkait dengan transfer data dari sistem yang ada ke SIA database baru, menguji sistem baru, dan melatih para pegawai bagaimana menggunakannya.
5. Menggunakan dan memelihara sistem baru tersebut.

Selama fase analisis sitem, para akuntan membantu mengevaluasi kemungkinan proyek dan mengidentifikas kebutuhan informasi pengguna. Dalam tahap desain konseptual, para akuntan berpartisipasi dalam mengembangkan skema-skema logis, mendesain kamus data, dan menspesifikasikan pengendalian-pengendalian yang penting. Para akuntan dengan kemampuan database yang baik mungkin secara langsung berpartisispasi dalam mengimplementasikan model data selama tahap desain fisik. Selama tahap implementasi dan konversi, para akuntan harus dilibatkan  dalam menguji ketepatan database yang baru dan program aplikasi yang menggunakan data itu, begitu pula menilai kecukupan pengendalian. Pemodelan data (data modeling) adalah proses menjelaskan sebuah database, sehingga para akuntan dengan jujur merepresentasikan seluruh aspek organisasi, termasuk interaksinya dengan lingkungan eksternal.

Diagram Hubungan-Entitas
Diagram hubungan-entitas (entity-relationship-E-R diagram) adalah sebuah teknik grafis untuk menggambarkan sebuah skema database. Diagram ini disebut sebagai diagram E-R karena menunjukkan berbagai entitas yang dimodelkan dan hubungan penting diantaranya. Sebuah entitas adalah apa pun mengenai apa yang organisasi innginkumpulkan dan simpan mengenai informasi. Dalam sebuah database relasional, table-tabel terpisah akan dibuat untuk menyimpan informasi mengenai setiap entitas yang berbeda; dalam sebuah database berorientasi objek, kelas-kelas terpisah akan dibuat bagi setiap entitas yang berbeda.

Model Data REA

Model data REA merupakan suatu alat pemodelan konseptual yang secara khusus dipergunakan dalam desain database SIA yang digunakan sebagai alat pembuatan model konseptual yang fokus terhadap aspek semantik bisnis yang mendasari aktivitas rantai nilai suatu organisasi. Dalam model data REA ini akan mengkalisifikasikan entitas ke dalam tiga kategori, yaitu :

1. Sumber Daya (Resource). Merupakan hal-hal yang memiliki nilai ekonomi bagi organisasi. Contohnya : Kas, persediaan dan peralatan.
2. Kegiatan atau aktivitas bisnis (Event). Merupakan berbagai aktivitas bisnis yang informasinya ingin dikumpulkan perusahaan untuk tujuan perencanaan dan pengendalian. Contohnya kegiatan penjualan, kegiatan penerimaan kas
3. Pelaku (Agents). Merupakan orang-orang dan organisasi yang terlibat dalam kegiatan yang informasinya ingin di dapatkan untuk tujuan perencanaan ,pengendalian dan evaluasi. Contohnya : pegawai dan pelanggan.

MENYUSUN HUBUNGAN : RANCANGAN REA DASAR

Model data REA menentukan sebuah pola dasar bagi bagaimana tiga jenis entitas harus berhubungan satu sama lain. Fitur-fitur esensial dari pola tersebut adalah sebagai berikut :

1. Setiap peristiwa ditautkan ke setidaknya satu sumber daya yang ia pengaruhi.
2. Setiap peristiwa ditautkan ke setidaknya satu peristiwa lainnya.
3. Setiap peristiwa ditautkan ke setidaknya dua agen yang berpartisipasi.

Mengembangkan Sebuah Diagram REA

Mengembangkan sebuah diagram REA bagi satu siklus bisnis terdiri atas tiga langkah berikut :

• Langkah 1: Mengidentifikasi Peristiwa Yang Relevan

Pada minimum, taip model REA harus menyertakan dua peristiwa yang merepresentasikan pertukaran ekonomi dasar memberi-untuk-mendapatkan yang dijalankan dalam siklus bisnis tertentu tersebut. Biasanya, ada peristiwa-peristiwa lain yang manajemen tertarik dalam merencanakan, megendalikan dan mengawasi; peristiwa tersebut juga perlu disertakan dalam model REA.

• Langkah 2: Mengidentifikasi Sumber Daya dan Agen

Setelah peristiwa relevan telah ditentukan, sumber daya yang dipengaruhi oleh peristiwa tersebut perlu diidentifikasi. Ini melibatkan menjawab tiga pertanyaan sebagi berikut.
1. Sumber daya ekonomi apa yang dikurangi oleh peristiwa’’memberikan’’?
2. Sumber daya ekonomi apa yang didapatkan oleh peristiwa’’memberikan’’?
3. Sumber daya ekonomi apa yang dipengaruhi sebuah peristiwa komitmen?

• Langkah 3: Menentukan Kardinalitas Hubungan

Kardinalias (cardinalities) menjelaskan sifat hubungan antara dua entitas dengan mengindikasikan seberapa banyak contoh dari satu entitas dapat ditautkan ke tiap contoh spesifik dari entitas lainnya. Table 17-1 menjelaskan makna dari simbol yang digunakan untuk mempresentasikan informasi kaerdinalitas, dan seperti yang ditunjukkan dalam table 17-1, kardinalitas direpresentasikan dengan sepasang simbol di sebelah sebuah entitas. Empat baris di table 17-1 menggambarkan empat kombinasi yang mungkin atas kardinalitas minimum dan maksimum. Kardinalitas minimum (minimum cardinality) dapat pula nol (0) atau satu (1), bergantung pada apakah hubungan antara kedua entitas adalah opsional (kardinalitas minimum nol; lihat baris satu dan tiga) atau keharusan (kardinalitas minimum adalah satu, seperti dalam baris dua dan empat). Kardinalitas maksimal (maximum cardinality) dapat baik satu atau banyak (simbol kaki gagak), bergantung pada apakah tiap contoh entitas A dapat ditautkan ke setidaknya satu contoh (seperti dalam baris dua dan empat) atau secra potensial banyak contoh dari entitas B (seperti di dasar garis dua).

TIGA JENIS HUBUNGAN

Terdapat tiga jenis hubungan antara entitas yang mungkin bergantung pada kardinalitas maksimum yang diasosiasikan dengan tiap-tiap entitas (kardinalitas minimum tak masalah):

• Hubungan satu-ke-satu (one-to-one atau 1:1) ada ketika kardinalitas maksimim bagi tiap entitas dalam hubungan tersebut adalah 1.
• Hubungan satu-ke-banyak (one-to-many atau 1:N) ada ketika kardinalitas maksimum satu entitas dalam hubungan itu adalah banyak.
• Hubungan banyak-ke-banyak (many-to-many atau M:N) ada ketika kardinalitas maksimum bagi dua entitas dalam hubungan tersebut adalah banyak.

BAB 16

SISTEM BUKU BESAR DAN PELAPORAN

Bab ini membahas mengenai operasi pemrosesan yang dilibatkan dalam memperbarui buku besar dan menyiapkan laporan yang merangkum hasil dari aktivitas sebuah organisasi. Fungsi utamanya adalah untuk mengumpulkan dan mengatur data dari sumber-sumber sebagai berikut:

• Setiap subsistem siklus akuntansi yang menyediakan informasi mengenai transaksi reguler.
• Bendahara menyediakan informasi mengenai aktivitas pendanaan dan investasi.
• Departemen anggaran menyediakan nomor anggaran.
• Kontrolir menyediakan jurnal penyesuaian.

Sistem Buku Besar dan Pelaporan

PROSES

Database terpusat harus diatur menggunakan cara yang memungkinkan tercapainya berbagai kebutuhan informasi. Para manajer membutuhkan informasi yang detail dan tepat waktu mengenai hasil operasi pada area tanggungjawab tertentunya. Para investor dan kreditur mengharapkan laporan keuangan yang periodik dan pembaruan tepat waktu.

ANCAMAN DAN PENGENDALIAN

Ancaman umum adalah data buku besar yang tidak tepat waktu atau tidak valid yang dapat menghasilkan laporan menyesatkan dan menyebabkan para manajer membuat keputusan keliru. Untuk mengatasinya dengan mempersempit akses terhadap buku besar dan membuat konfigurasi sistem, sehingga hanya pegawai yang diotorisasi saja yang dapat membuat konfigurasi sistem.

Memperbarui Buku Besar

PROSES

Aktivitas memperbarui buku besar terdiri dari posting entri jurnal yang berasal dari dua sumber berikut ini.

1. Subsistem akuntansi. Setiap subsistem akuntansi membuat sebuah entri jurnal untuk memperbarui buku besar.
2. Bendahara. Kantor bendahara menyediakan informasi bagi entri jurnal untuk memperbarui buku besar terkait transaksi tidak rutin seperti pnerbitan dan penarikan utang, pembelian dan penjualan sekuritas investasi, atau akuisisi saham treasuri.

ANCAMAN DAN PENGENDALIAN

Ancaman terkait adalah entri jurnal yang tidak akurat dan tidak diotorisasi untuk memperbarui buku besar. Kedua hal tersebut dapat mengakibatkan pengambilan keputusan yang buruk berdasarkan informasi yang keliru  dalam laporan kinerja keuangan. Jenis-jenis edit input dan pengendalian pemrosesan diperlukan untuk memastikan bahwa entri tersebut akurat dan lengkap:

1. Pengecekan validitas untuk memastikan bahwa akun-akun buku besar ada untuk aetiap nomor akun yang dijadikan referensi dalam entri jurnal.
2. Pengecekan field (format) untuk memastikan bahwa jumlah field dalam entri jurnal hanya berisi numerik
3. Pengecekan saldo nol untuk memverifikasi bahwa dalam sebuah entri jurnal, total debit sama dengan total kredit.
4. Pengecekan kelengkapan untuk memastikan bahwa seluruh data yang terkait telah dimasukkan, terutama sumber entri jurnal. 
5. Verifikasi closed-loop untuk mencocokkan nomor akun dengan deskripsi akun, untuk memastikan bahwa akun buku besar yang benar sedang diakses.
6. Pengecekan tanda saldo akun buku besar untuk memverifikasi bahwa saldo berada pada sisi yang tepat setelah pembaruan telah selesai dilakukan.
7. Menghitung total yang terjadi untuk memverifikasi keakuratan pemrosesan sejumlah voucher jurnal

REKONSILIASI DAN LAPORAN PENGENDALIAN

Salah satu bentuk rekonsiliasi adalah mempersiapkan neraca saldo. Neraca saldo (trial balance) adalah sebuah laporan yang mencantumkan saldo dari seluruh akun buku besar.

JEJAK AUDIT 

Jejak audit (audit trial) adalah jalur yang dapat ditelusuri yang menunjukkan arus sebuah transaksi yang mengalir melalui sistem informasi untuk mempengaruhi saldo akun besar. Jejak audit yang didesain dengan tepat menyediakan kemampuan untuk menjalankan tugas-tugas berikut:

1. Melacak berbagai transaksi dari dokumen sumber aslinya.
2. Menelusuri ke belakang berbagai hal yang muncul dalam sebuah laporan menggunakan buku besar ke dokumen sumber aslinya.

Posting Jurnal Penyesuaian

Jurnal penyesuaian dibagi dalam lima kategori dasar sebagai berikut:

1. Akrual adalah entri yang dibuat pada akhir periode akuntansi yang menggambarkan transaksi-transaksi yang terjadi.tetapi kasnya belum diterma atau dikeluarkan.
2. Penangguhan adalah entri yang dibuat pada akhir periode akuntansi yang menggambarkan penerimaan kas sebelum pekerjaan terkait transaksi dilaksanakan.
3. Estimasi adalah entri yang menunjukkan sebagian biaya yang diharapkan terjadi selama sejumlah periode akuntansi.
4. Revaluasi adalah entri yang dibuat untuk menggambarkan selisih antara nilai aktual dan nilai tercatat dari suatu aset atau perubahan dalam prinsip akuntansi.
5. Koreksi adalah entri yang dibuat untuk membalik pengaruh dari kesalahan yang ditemukan dalam buku besar.

ANCAMAN DAN PENGENDALIAN

Entri jurnal penyesuaian yang tidak diotorisasi dan tidak akurat adalah ancaman yang perlu diatasi karena dapat menghasilkan laporan keuangan yang keliru dan mengarah pada keputusan yang buruk. Uuntuk mengatasinya dilakukan pengendalian akses yang kuat.

Menyiapkan Laporan Keuangan

• XBRL adalah singkatan dari eXtensible business reporting language, yaitu suatu bahasa pemrograman yang didesain secara khusus untuk memfasilitasi komunikasi informasi bisnis.
• Dokumen contoh (instance document) sebuah file XBRL yang berisi data yang ditandai dan diantarkan ke para pengguna. Dokumen contoh berisi fakta-fakta mengenai akun-akun dalam laporan keuangan tertentu, termasuk nilai dan informasi satu titik tertentu atau suatu periode waktu tertentu.
• Elemen (element) sebuah komponen data tersebut dalam suatu dokumen contoh XBRL seperti hal baris laporan keuangan. Nilai tertentu suatu elemen ditampilkan dalam sebuah dokumen contoh bersa,a di antara tanda-tanda.
• Taksonomi (taxonomy) adalah serangkaian file yang menjelaskan berbagai elemen dan hubungan diantaranya. Satu bagian taksonomi disebut skema, yang merupakan sebuah file yang berisi definisi setiap elemen yang terdapat dalam sebuah dokumen contoh. Berikut ini adalah beberapa atribut dasar yang digunakan untuk menjelaskan seriap elemen :

1. Perangkat lunak menggunakan indentifikasi nama yang unik
2. Sebuah deskripsi yang dapat digunakan untuk menginterprestasikan elemen dengan benar.

• Linkbases adalah sebuah file XBRL atau lebih yang menjelaskan hubungan antar elemen yang muncul dalam sebuah dokumen contoh tertentu. Linkbases penting menyertakan hal-hal sebagai berikut:

1. Linkbases Reference mengidentifikasi keputusan otoritatif yang relevan bagi elemen itu.
2. Linkbases Calculation dikhususkan untuk menjelaskan cara mengombinasikan elemen-elemen tersebut.
3. Linkbases Definition menunjukkan hubungan hierarkis antar-elemen.
4. Linkbases Presentation menjelaskan cara mengelompokkan elemen.
5. Linkbases Label mengasosiasikan label-label yang termasuk kelompok human-readable dengan elemen.

• Style sheet adalah sebuah file XBRL yang menyediakan instruksi mengenai cara untuk menayangkan (memberikan) sebuah dokumen contoh baik dalam layar komputer atau laporan tercetak.
• Taksonomi perpanjangan (extension taxonomy) adalah serangkaian label XBRL yang lazim untuk menjelaskan elemen-elemen unik dari pelaporan perusahaan yang bukan bagian dari standar taksonomi yang berlaku umum dalam industri tersebut.

Menghasilkan Laporan Manajerial

• Akuntansi pertanggungjawaban adalah sebuah sistem pelaporan hasil keuangan dalam basis tanggung jawab manajerial dalam sebuah organisasi.
• Anggaran fleksibel (flexible budget) adalah sebuah anggaran yang jumlahnya tercantum dalam hal formulanya didasarkan pada tingkat aktivitas yang sesungguhnya. jumlah yang yang dianggarkan bervariasi dalam hubungan yerhadap beberapa ukuran aktivitas organisasi, menanggulangi masalah ini.
• Balanced scorecard adalah sebuah laporan manajemen yang mengukur empat dimensi kinerja; perspektif keuangan, operasi internal, inovasi dan pembelajaran, serta perspektif pelanggan perusahaan tersebut. 
• Prinsip-prinsip desain grafik yang tepat adalah sebagai berikut:

1. Gunakan judul yang meringkas pesan dasar
2. Sertakan nilai data dengan elemen masing-masing untuk memfasilitasi perhitungan dan analisis mental.
3. Gunakan batang2-D bukan 3-D karena 2-D mempermudah untuk menilai besarnya perubahan dan trend dengan akurat

BAB 15

SIKLUS MANAJEMEN SUMBER DAYA MANUSIA DAN PENGGAJIAN

Siklus manajemen Sumber daya manusia dan penggajian adalah aktivitas bisnis yang berulang dan operasi pemrosesan data yang terkait dengan manajemen yang efektif atas tenaga kerja. Tugas-tugas yang lebih penting adalah sebagai berikut :

1. Merekrut dan mempekerjakan pegawai baru 
2. Pelatihan
3. Penugasan pekerjaan 
4. Kompensasi (penggajian) 
5. Evaluasi kinerja 
6. Mengeluarkan pegawai karena penghentian yang sukarela maupun tidak

Tugas 1 dan 6 dilakukan hanya sekali pada setiap pegawai, sementara tugas 2 sampai 5 dijalankan berulang-ulang selama seorang pegawai bekerja untuk perusahaan tersebut.

• Sistem Informasi Siklus MSDM/Penggajian

Keberhasilan sebuah organisasi bergantung pada pegawai yang memiliki kemampuan dan pegawai yang memiliki motivasi karena pengetahuan dan kemampuan mereka mempengaruhi kualitas dari barang serta jasa yang diberikan ke pelanggan. Untuk memanfaatkan pegawai perusahaan secara efektif, sistem MSDM/penggajian harus mengumpulkan dan menyimpan informasi yang dibutuhkan para manjer untuk menjawab pertanyaan-pertanyaan berikut:

• Berapa banyak pegawai yang diperlukan sebuah organisasi untuk mencapai rencana strategisnya?
• Pegawai mana yang memiliki keahlian khusus?
• Keahlian mana yang pasokannya sedikit? Keahlian mana yang pasokannya berlebih?
• Seberapa efktif program pelatihan terkini dalam memelihara dan meningkatkantingkat keahlian pegawai?
• Apakah keseluruhan kinerja meningkat atau menurun?
• Apakah ada masalah-masalah dengan perputaran, keterlambatan, atau ketidakhadiran?

Bagian sistem ERP yang mendukung manajemen sumber daya manusia dan penggajian :

Untuk menggunakan pengetahuan dan kemampuan para pegawai secara lebih efektif, banyak organisasi berinvestasi pada sistem manajemen pengetahuan. Sistem manajemen pengetahuan (knowledge management system) adalah perangkat lunak yang menyimpan dan mengatur keahlian yang dimiliki oleh para pegawai secara individu sehingga pengetahuan tersebut dapat dibagikan dan digunakan oleh yang lain.

ANCAMAN DAN PENGENDALIAN

Ancaman umum utama merupakan data induk yang tidak akurat atau tidak valid. Data induk yang tidak akurat dapat mengakibatkan penentuan staf yang berlebih atau kurang. Hal itu juga dapat menciptakan ketidakefisienan yang berkaitan dengan penugasan pegawai untuk menjalankan tugas yang tidak sepenuhnya dikuasainya. Salah satu cara untuk mengurangi ancaman ketidakakuratan data yaitu menggunakan berbagai pengendalian integritas pemrosesan dengan membatasi akses terhadap data tersebut dan mengatur sistem , sehingga hanya para pegawai terotorisasi yang dapat membuat perubahan terhadap data induk.

Tabel Ancaman dan Pengendalian dalam Siklus Penggajian/MSDM

• Aktivitas Siklus Penggajian

MEMPERBARUI DATABASE INDUK PENGGAJIAN

Aktivitas pertama dalam siklus MSDM/penggajian melibatkan pembaruan databse induk penggajian yang merefleksikan berbagai jenis perubahan yang diajukan secara internal: perekrutan baru, pemberhentian, perubahan dalam tingkat bayaran, atau perubahan dalam gaji yang ditetapkan. Selain itu, secra berkala data induk perlu diperbaharui untuk menunjukkan perubahan-perubahan tarif pajak dan potongan untuk asuransi.

Diagram konteks bagian penggajian dari siklus MSDM/Penggajian

Meskipun penggajian diproses dalam batch mode, departemen MSDM memiliki akses online untuk memperbaharui database induk penggajian sehingga seluruh perubahan penggajian dimasukkan secara tepat waktu dan secara tepat pula ditunjukkan dalam periode pembayaran berikutnya. Catatan-catatan atas pegawai yang keluar atau dipecat sebaiknya tidak dihapus dengan segera karena beberapa laporan pajak akhir tahun, termasuk formulir W-2, memerlukan data mengenai seluruh pegawai yang bekerja pada organisasi selama tahun tersebut.

ANCAMAN DAN PENGENDALIAN

Perubahan yang tak terotorisasi atas data induk penggajian dapat mengakibatkan peningkatan biaya pembayaran kepada pegawai yang tidak dibenarkan. Pemisahan tugas secara tepat merupakan prosedur pengendalian utama untuk menghadapi ancaman tersebut.

• MEMVALIDASI DATA WAKTU DAN KEHADIRAN

Langkah kedua dalam siklus penggajian adalah memvalidasi setiap data waktu dan kehadiran pegawai. Bagi pegawai yang dibayar berdasarkan jam, banyak perusahaan menggunakan kartu waktu (time card) untuk mencatat waktu kedatangan dan keberangkatan pegawai setiap harinya. Para pegawai yang mendapatka gaji tetap sering mencatat pekerjaan tenaga kerja mereka dengan kartu waktu. Bahkan, para supervisor mereka secara informal mengawasi kehadiran mereka dalam pekerjaan.
Para profesional pada organisasi jasa seperti KAP, kantor hukum, dan kantor konsultan dengan cara yang sama melacak waktu yang mereka habiskan untuk melakukan berbagai tugas dan bagi klien yang mana saja, mereka mencatat data-data tersebut dalam lembar waktu (time sheet). Para pemberi kerja/atasan menggunakan lembar waktu tersebut untuk menentukan biaya dan secara akurat menagihkan kepada para klien atas jasa yang telah diberikan perusahaan.

ANCAMAN DAN PENGENDALIAN

Ancaman utama terhadap aktivitas penggajian data waktu dan kehadiran yang tidak akurat. Ketidakakuratan dalam catatan waktu dan kehadiran dapat mengakibatkan biaya tenaga kerja yang meningkat dan laporan biaya tenaga kerja yang keliru. Untuk mengurangi risiko kesalahan yang tidak diinginkan dalam pengumpulan data waktu dan kehadiran adalah dengan otomatisasi data sumber.

• MENYIAPKAN PENGGAJIAN

Langkah ketiga dalam siklus penggajian adalah menyiapkan penggajian. Langkah pertama yang dilakukan dalam menyiapkan penggajian adalah melakukan pengeditan data transakasi penggajian dan pensortiran berdasarkan nomor pegawai. Berikutnya, daftar penggajian dan potongan dibuat. Daftar penggajian (payroll register) atau register penggajian mencantumkan gaji kotor setiap pegawai, potongan penggajian, dan gaji bersih dalam format multikolom. Daftar ini juga berlaku sebagai dokumentasi pendukung untuk mengotorisasi transfer dana ke rekening pengecekan penggajian organisasi. Daftar potongan (deduction register) membuat potongan-potongan sukarela lainnya bagi setiap pegawai. Terakhir, sistem mencetak cek gaji pegawai. Cek gaji ini biasanya menyertakan sebuah laporan pendapatan (earning statement) yang memuat jumlah gaji kotor, potongan, dan gaji bersih untuk periode terkini serta total year-to-date untuk masing-masing kategori.

Terdapat tiga jenis pengendalian integritas pemrosesan yang dapat mengurangi ancaman kesalahan penggajian:

1. Total batch (batch total). Total batch harus dihitung pada waktu entri data dan kemudian dicocokkan dengan total yang dapat dibandingkan yang dihitung dari setiap tahap pemrosesan. Jika total batch tidak cocok, organisasi memiliki bukti yang tepat waktu atas kesalahan penggajian.
2. Melakukan cross-footing daftar penggajian (cross-footing the payroll register). Total dari kolom gaji bersih harus sama dengan total gaji kotor dikurangi potongan total. jika tidak sama maka sebuah kesalahan terjadi dalam pemrosesan dan perlu segera diselidiki serta dikoreksi.
3. Akun kriling penggajian (payroll clearing account). Akun kriling penggajian adalah sebuah akun buku besar umum yang digunakan dalam proses dua langkah untuk mengecek keakuratan dan kelengkapan dari pencatatan biaya penggajian dan alokasi lebih lanjut terhadap pusat-pusat biaya yang sesuai.

• MENGELUARKAN PENGGAJIAN

Langkah berikutnya adalah pengeluaran nyata atas cek gaji ke pegawai. Sebagian besar pegawai dibayar menggunakan cek atau setoran langsung dengan jumlah gaji bersih ke dalam rekening bank pribadi mereka. Tidak seperti pembayaran tunai, kedua metode tersebut memberikan sebuah sarana untuk mendokumentasikan jumlah upah yang dibayarkan.

Ancaman besar dalam proses penggajian adalah pencurian cek gaji, penerbitan cek gaji ke pegawai fiktif, atau penerbitan cek gaji ke pegawai yang telah diberhentikan. Hal ini dapat menimbulkan peningkatan biaya dan hilangnya kas. Menerapkan pengendalian pada penggajian terkait pengeluaran kas lainnya dapat mengatasi ancaman tersebut, Secara spesifik yaitu sebagai berikut:

• Akses terhadap cek gaji kosong dan tahap mesin tanda tangan cek harus dibatasi. Begitu pula dengan kewenangan untuk mengotorisasi transakasi-transaksi EFT harus dipersempit dan dikendalikan melalui penggunaan autentikasi multifaktor yang kuat.
• Seluruh cek penggajian harus secara urut dinomori sebelumnya dan secara perodik diperhitungkan. Jika penggajian dibuat melalui setoran langsung, seluruh transaksi EFT harus ditinjau.
• Kasir harus menandatangani seluruh cek penggajian hanya ketika didukung dengan dokumentasi yang layak.

• MENGHITUNG DAN MENGELUARKAN PAJAK PENGHASILAN YANG DIBAYAR PEGAWAI SERTA POTONGAN PEGAWAI SUKARELA

Aktivitas penggajian terakhir adalah menghitung dan membayar gaji dan penghasilan pegawai kepada pemerintah atau entitas lain yang sesuai. Para atasan harus membayar pajak Social Security sebagai tambahan terhadap jumlah potongan dari cek gaji pegawai. Hukum Pemerintah pusat dan negara bagian juga menghendaki para atasan untuk mengkontribusikan persentase tertentu dari setiap gaji kotor pegawai sampai dengan batas tahunan maksimum, untuk dana asuransi kompensasi pengangguran pusat dan negara bagian.

Sebagai tambahan terhadap pengeluaran terkait pajak yang wajib, para atasan betanggung jawab untuk memastikan bahwa dana lain yang dikurangkan dari cek gaji pegawai dihitung dengan benar dan dibayarkan secara tepat waktu ke entitas yang sesuai. Pengurangan tersebut meliputi pembayaran yang diminta pengadilan untuk tunjangan, dukungan anak, atau kebangkrutan. Banyak atasan juga mengkontribusikan beberapa dari dana yang dibayarkan bagi kesehatan, kecatatan, dan premi asuransi jiwa pegawainya serta pembuatan kontribusi yang sesuai untuk dana pensiun.

Banyak atasan juga menaarkan pegawai mereka rencana manfaat fleksibel (flexible benefit plan), di mana setiap pegawai menerima beberapa perlindungan minimum pada asuransi medis, dana pensiun, dan kontribusi amal. Rencana manfaat fleksibel menempatkan peningkatan permintaan pada sistem MSDM/penggajian sebuah perusahaan.

ANCAMAN DAN PENGENDALIAN

Ancaman utama dalam aktivitas ini adalah kegagalan untuk memenuhi pembayaran yang diperlukan, pembayaran yang tidak tepat waktu, atau kesalahan dalam pembayaran tersebut. Ancaman ini dapat menimbulkan denda dari petugas pemerintah dan pegawai juga dapat mengeluh apabila kesalahan tersebut secara negatif mempengaruhi manfaat pensiun atau manfaat lainnya. Untuk mengatasi ancaman tersebut infromasi dalam surat edaran harus digunakan untuk mengatur sistem penggajian agar secara otomatis mengeluarkan dana ketika penggajian diproses.

• Opsi Outsourcing : Biro Jasa Penggajian dan Organisasi Pengusaha Profesional

Sebuah biro jasa penggajian (payroll service bureau) mengelola data induk penggajian untuk tiap-tiap kliennya dan memproses penggajian untuk mereka. Sebuah organisasi pengusaha profesional (professional employer organization-PEO) tidak hanya memproses penggajian, tetapi juga memberikan jasa MSDM seperti desain pemanfaatan pegawai dan administrasi. Oleh karena mereka memberikan jangkauan layanan yang lebih sempit, biaya untuk biro jasa penggajian umumnya lebih murah dibandingkan PEO. Biro jasa penggajian dan PEO biasanya menarik bagi bisnis kecil dan menengah karena alasan berikut ini :

• Mengurangi biaya.
• Jangkauan manfaat yang lebih luas.
• Pembebasan atas sumber daya komputer.

BAB 14

SIKLUS PRODUKSI

Siklus produksi adalah serangkaian aktivitas bisnis dan operasi pemrosesan informasi terkait yang terus-menerus berhubungan dengan pembuatan produk. Sistem informasi siklus pendapatan menyediakan informasi (pesanan pelanggan dan perkiraan penjualan) yang digunakan untuk merencanakan tingkat produksi dan persediaan.

Diagram konteks siklus produksi:

Diagram arus data tingkat 0 dari siklus produksi (terhubung dengan menyertakan ancaman)

Diagram arus data tingkat 0 dari siklus produksi (terhubung dengan menyertakan ancaman) menggambarkan empat aktivitas dasar dalam siklus produksi :

1. Desain produk
2. Perencanan dan penjadwalan
3. Operasi produksi
4. Akuntansi biaya

Sistem Informasi Siklus Produksi

PROSES

Departemen teknik bertanggung jawab untuk mengembangkan spesifikasi produk. File daftar bahan baku menyimpan informasi mengenai komponen-komponen produk, dan file daftar operasi berisi informasi mengenai bagaimana untuk pembuatan setiap produknya. Departemen teknik juga mengakses buku besar dan file persediaan untuk informasi mengenai perkiraan penjualan dan pesanan pelanggan. Permintaan bahan baku dikirimkan ke departemen penyimpanan persediaan untuk mengotorisasi pengeluaran bahan baku.

ANCAMAN DAN PENGENDALIAN

Ancamannya yaitu risiko dari data induk yang tidak akurat atau tidak valid. Data yang tidak akurat dapat mengakibatkan pembiayaan produk dan penilaian persediaan yang tidak tepat. Catatan persediaan tidak akurat dapat mengakibatkan kegagalan untuk pembuatan barang jadi secara tepat waktu atau produksi yang tidak perlu. Untik pengendaliannya dapat dilakukan dengan membatasi akses terhadap data induk siklus produksi dan menerapkan pengendalian akses dan pemisahan tugas yang sesuai.

Desain Produk

Tujuannya adalah untuk menciptakan sebuah produk yang memenuhi kebutuhan pelanggan dari segi kualitas, daya tahan, dan fungsionalitas sementara secara simultan meminimalkan biaya produksi.

PROSES

Aktivitas desain produk menghasilkan dua output. Pertama, daftar bahan baku menyebutkan nomor bahan baku, deskripsi, dan kuantitas dari setiap komponen yang digunakan dalam produk jadi. Kedua, daftar operasi yang menspesifikasikan urutan langkah-langkah untuk mengikuti dalam membuat produk, peralatan apa yang digunakan, dan seberapa lama setiap langkah yang diambil. Alat-alat seperti perangkat lunak manajemen siklus hidup produk (product life-cycle) management-PLM) dapat membuat meningkatkan efisiensi dan efektivitas dari proses desain produk. Perangkat lunak PLM terdiri atas tiga komponen kunci: perangkat lunak computer-aided design (CAD) untuk mendesaian produk baru, perangkat lunak manufaktur digital yang menirukan bagaimana produk-produk tersebut akan diproduksi, dan perangkat lunak manajemen data produk yang menyimpan semua data yang terkait dengan produk.

ANCAMAN DAN PENGENDALIAN

Menggunakan terlalu banyak komponen unik ketika membuat produk yang serupa meningkatkan biaya yang terkait dengan pembelian dan pemeliharaan persediaan bahan baku. Untuk menanggulangi ancaman seperti ini, para akuntan harus berpartisipasi dalam aktivitas desain produk.

Perencanaan dan Penjadwalan

Tujuannya adalah mengembangkan rencana produksi yang cukup efisien untuk memenuhi pesanan yang ada dan mengentisipasi permintaan jangka pendek sekaligus meminimalkan persediaan bahan baku dan barang jadi. Dua metode umum perencanan produksi adalah:

1. Manufacturing resource planning (MRP-II) adalah perpanjangan dari perencaaan sumber daya bahan baku yang berupaya untuk menyeimbangkan kapasitas produksi yang ada dengan kebutuhan bahan baku untuk memenuhi permintaan penjualan yang diperkirakan. Sistem MRP-II disebut juga sebagai push manufacturing, karena barang-barang yang diproduksi dalam ekspektasi permintaan pelanggan.
2. Produksi ramping (lean manufacturing) memperpanjang prinsip-prinsip sistem persediaan just-in-time untuk seluruh proses produksi dan untuk meminimalkan atau mengeliminasi persediaan bahan baku, barang dalam proses, dan barang jadi. produksi ramping sering disebut sebagai pull manufacturing karena barang-barang yang diproduksi sebagai respons terhadap permintaan pelanggan.

DOKUMEN KUNCI DAN FORMULIR

Informasi mengenai pesanan pelanggan, perkiraan penjualan, dan tingkat persediaan barang jadi digunakan untuk menentukan tingkat produksi. Hasilnya adalah master production schedule (MPS-jadwal induk produksi), yang mentutkan seberapa banyak tiap-tiap produk untuk diproduksi selama periode perencanaan dan ketika produksi tersebut harus terjadi. Aktivitas perencanaan dan penjadwalan menghasilkan tiga dokumen lain, yaitu :

1. Pesanan produksi (production order), sebuah dokumen yang mengotorisasi pembuatan dalam kuantitas yang telah ditentukan pada produk tertentu.
2. Permintaan bahan baku (materials requisition), mengotoriasi penghapusan dari kuantitas yang diperlukan bahan baku dari ruang penyimpanan.
3. Kartu pemindahan (move ticket), dokumen yang mengidentifikasi transfer internal dari bagian, lokasi dimanan bagian tersebut ditransfer, dan waktu di transfer.

ANCAMAN DAN PENGENDALIAN

Ancaman utama dalam aktivitas perencanaan dan penjadwalan adalah kelebihan atau di bawah target produksi. Kelebihan produksi dapat mengakibatkan pasokan barang yang melebihi permintaan jangka pendek, dengan demikian menciptakan masalah arus kas potensial karena sumber daya terikat dalam persediaan. Sistem perencanaan produksi dapat mengurangi risiko dari kelebihan dan di bawah target produksi.

Operasi Produksi

Cara aktivits ini dicapai berbeda-beda di berbagai perusahaan, perbedaan berdasarkan jenis produk uang diproduksi dan tingkat otomatisasi yang digunakan dalam proses produksi. Menggunakan berbagai bentuk teknologi informasi (TI) dalam proses produksi, seperti robot dan mesin yang dikendalikan computer, disebut sebagai computer-integrated manufacturing (CIM). CIM adalah sebuah pendekatan manufaktur dengan banyak proses manufaktur dijalankan dan diawasi dengan peralatan terkomputerisasi, sebagian melalui penggunaan robot dan pengumpulan data real-time dari aktivitas manufaktur.

ANCAMAN DAN PENGENDALIAN

Selain kehilangan aset, pencurian juga mengakibatkan saldo aset yang berlebihan, yang dapat mengarah pada analisis yang salah dari kinerja keuangan dan di bawah target. Untuk mengurangi risiko kehilangan atas persediaan, akses fisik terhadap persediaan harus dibatasi dan seluruh pergerakan internal dari persediaan harus didokumentasikan.

Perbedaan lainnya adalah bahwa pesanan untuk mesin dan peralatan hamper selalu melibatkan permintaan resmi bagi penawaran kompetitif oleh pemasok yang potensial. Sebuah dokumen yang disebut request for proposal (RFP-permintaan untuk proposal) adalah sebuah permohonan oleh sebuah organisasi atau departemen bagi pemasok untuk mengajukan penawaran guna memasok sebuah aktiva tetap yang memiliki karakteristik spesifik.

Akuntansi Biaya

Tiga tujuan utama dari sisem akuntansi biaya adalah (1) menyediakan informasi untuk perencanaan, pengendalian, dan pengevaluasian kinerja operasi produksi; (2) menyediakan data biaya yang akurat mengenai produk untuk digunakan dalam penetapan harga dan keputusan bauran produk; dan (3) mengumpulkan dan memproses informasi yang digunakan untuk menghitung nilai-nilai persediaan dan harga poko penjualan yang muncul dalam laporan keuangan perusahaan.

PROSES

Terdapat dua perhitungan yang digunakan dalam siklus terakhir produksi:

1. Perhitungan biaya job-order (job-order costing), sebuah sistem biaya yang menentukan biaya ke batch produksi tertentu atau pekerjaan.
2. Perhitungan biaya proses (process costing) sebuah sistem biaya yang menentukan biaya pada masing-masing proses atau pusat kerja dalam siklus produksi, dan kemudian menghitung biaya rata-rata semua unit yang diproduksi.

• Data penggunaan bahan baku. Ketika produksi dimulai, penerbitan permintaan bahan baku memicu debit barang dalam proses untuk bahan baku yang dikirim produksi.
• Biaya tenaga kerja langsung. Digunakan dokumen kertas yang disebut kartu jam kerja untuk mengumpulkan data mengenai aktivitas tenaga kerja dengan mencatat jumlah waktu seorang pekerja yang dikeluarkan dalam setiap tugas pekerjaan tertentu.
• Penggunaan mesin dan peralatan. Ketika perusahaan mengimplementasikan CIM untuk mengotomatiskan proses produksi, proporsi yang lebih besar dari biaya produk yang terkait dengan mesin dan peralatan yang digunakan untuk membuat produk tersebut. Data mengenai penggunaan mesin dan peralatan dikumpulkan di setiap tahap proses produksi.
• Biaya overhead pabrik. Overhead pabrik (manufacturing overhead) adalah seluruh biaya manufaktur yang secara ekonomis tidak layak untuk melacak langsung terhadap pekerjaan atau proses tertentu.

ANCAMAN DAN PENGENDALIAN

Biaya yang tidak akurat dapat menurunkan efektivitas penjadwalan produksi dan melemahkan kemampuan manajemen untuk mengawasi dan mengendalikan operasi manufaktur. Pengendalian terbaiknya adalah menggunakan teknologi RFID, pemindai kode batang, alat pembaca kartu dan perangkat lainnya.

Meningkatkan pengendalian dengan sistem perhitungan biaya berbasis aktivitas. 

Perhitungan biaya berbasis aktivitas (activity-based costing-ABC) adalah sistem biaya yang dirancang untuk melacak biaya pada aktivitas yang menimbulkannya. Sistem perhitungan biaya berbasis aktivitas berbeda dari sistem akuntansi biaya konvensional dalam tiga cara yang penting:

1. Sistem biaya berbasis aktivitas berusaha secara langsung menelusuri proporsi besar dari biaya overhead ke produk.
2. Sistem biaya berbasis aktivitas menggunakan sejumlah besar biaya pool untuk mengakumulasi biaya tidak langsung (overhead pabrik). Sistem berbasis perhitungan biaya aktivitas membedakan tiga kategori overhead terpisah: 1) Overhead yang terkait dengan batch. Contohnya meliputi biaya setup, inspeksi, dan penangan bahan baku.Sistem biaya berbasis aktivitas mengakumulasikan biaya-biaya ini untuk sebuah batch dan kemudian mengalokasikannya ke unit yang diproduksi dalam batch tersebut. Jadi, produk yang dibuat dalam jumlah besar memiliki biaya overhead yang terkait denagan batch yang lebih rendah per unitnya daripada produk yang dibuat dalam jumlah kecil. 2) Overhead yang terkait dengan produk. Biaya ini terkait dengan perbedaan lini produk perusahaan. Contohnya meliputi penelitian dan pengembangan, expediting, pengiriman dan penerimaan, regulasi lingkungan, dan pembelian. Sistem biaya berbasis aktivitas mencoba menghubungkan biaya-biaya ini dengan produk tertentu ketika memungkinkan. 3) Overhead keseluruhan perusahaan. Kategori ini termasuk biaya-biaya seperti sewa atau pajak properti. Biaya ini diberlakukan keseleruh produk dengan menggunakan tarif departemen atau pabrik.
3. Sistem biaya berbasis aktivitas berupaya untuk merasonalkan alokasi overhead ke produk dengan mengidentifikasi pemicu biaya. Pemicu biaya (cost driver) adalah segala sesuatu yang memiliki hubungan sebab-akibat terhadap biaya.

Throughput: Sebuah Ukuran Efisiensi Produksi 

Throughput menunjukkan jumlah unit barang yang diproduksi dalam suatu periode waktu tertentu dan terdiri atas tiga faktor, di mana masing-masing dapat dikendalikan secara terpisah, sebagaimana yang ditunjukkan dalam formula berikut:

Throughput = (Total unit yang diproduksi/Waktu pemrosesan) x (Waktu pemrosesan/Total waktu) x (Unit barang/Total unit)

• Kapasitas produktif, adalah syarat pertama dalam formula tersebut, menunjukkan jumlah unit maksimum yang dapat diproduksi dengan menggunakan teknologi saat ini. 
• Waktu pemrosesan produktif adalah syarat kedua dalam formula tersebut, dapat ditingkatkan dengan memperbaiki pemeliharaan untuk mengurangi waktu gagal mesin.
• Yield adalah syarat ketiga dalam formula tersebut, menunjukkan unit barang (yang tidak cacat) yang dihasilkan. 

Ukuran Pengendalian Kualitas. Informasi mengenai biaya kualitas dapat membantu perusahaan menentukan dampak dari tindakan yang diambil untuk meningkatkan yield dan mengidentifikasi area-area untuk perbaikan lebih lanjut. Biaya pengendalian kualitas dapat dibagi ke dalam empat area sebagai berikut:

1. Biaya pencegahan berhubungan dengan perubahan terhadap proses produksi yang disesain untuk mengurangi tingkat kecacatan produk.
2. Biaya inspeksi berhubungan dengan pengujian untuk memastikan bahwa produk memenuhi standar kualitas.
3. Biaya kegagalan internal berhubungan dengan pengerjaan ulang atau pembuangan, produk yang diidentifikasi sebagai produk cacat sebelum penjualan.
4. Biaya kegagalan eksternal dihasilkan ketika produk cacat dijual ke pelanggan. Biaya ini meliputi biaya-biaya seperti klaim kewajiban produk, garansi dan biaya perbaikan, hilangnnya kepuasan pelanggan, dan kerusakan reputasi perusahaan.