BAB 20

PENGANTAR PENGEMBANGAN SISTEM DAN ANALISIS SISTEM

Perusahaan-perusahaan mengubah sistem mereka untuk alasan sebagai berikut :

• Perubahan pada kebutuhan pengguna atau bisnis. Kompetisi yang meningkat, pertumbuhan bisnis atau konsolidasi, perampingan operasi, merger dan pelepasan, atau peraturan-peraturan baru dapat mengubah struktur dan tujuan perusahaan.
• Perubahan teknologi. Dengan kemajuan dan semakin murahnya teknologi, sejumlah organisasi dapat mengadopsi teknologi baru.
• Peningkatan proses bisnis. Banyak perusahaan mengubah sistem mereka untuk meningkatkan proses bisnis yang tidak efisien.
• Keunggulan kompetitif. Perusahaan berinvestasi besar dalam teknologi untuk meningkatkan kualitas, kuantitas, dan kecepatan informasi; meningkatkan produk atau jasa; serta menghasilkan keunggulan kompetitif lainnya.
• Peningkatan produktivitas. Sistem informasi dapat mengotomatisasi tugas-tugas klerikal, mengurangi waktu kinerja tugas, dan menghasikan pegawai-pegawai dengan pengetahuan khusus.
• Integritas sistem. Organisasi dengan sistem yang tidak sesuai menggabungkannya untuk menghapus ketidaksesuaian dan memperkuat database.
• Umur sistem dan kebutuhan penggantian. Semakin menuanya umur sistem dan perbaruan selama berkali-kali, menjadikan sistem kurang stabil dan lama-kelamaan perlu untuk diganti.

PENGEMBANGAN SISTEM

Mendiskusikan siklus hidup pengembangan sistem dan orang-orang yang terlibat dalam pengembangan sistem.

• Siklus hidup pengembangan sistem:

ANALISIS SISTEM dimana informasi yang diperlukan untuk membeli, mengembangkan, atau memodifikasi sebuah sistem dikumpulkan. Agar penggunaan sumber daya terbatas menjadi lebih baik, permintaan pengembangan dipindai dan diprioritaskan.

DESAIN KONSEPTUAL, perusahaan memutuskan bagaimana memenuhi kebutuhan pengguna. Tugas pertama adalah mengidentifikasi dan mengevaluasi alternatif desain yang sesuai, seperti membeli perangkat lunak, mengembangkannya didalam, atau mengalihdayakan pengembangan sistem ke orang lain.

DESAIN FISIK, perusahaan menerjemahkan persyaratan desain konseptual yang luas dan berorientasi ke dalam spesifikasi detail yang digunakan untuk mengkode dan menguji program komputer, mendesain dokumen input dan output, membuat sejumlah file dan database, mengembangkan prosedur, dan membangun pengendalian kedalam sistem baru tersebut.

IMPLEMENTASI DAN KONVERSI, sebuah rencana impementasi dan konversidikembangkan, perangkat keras dan perangkat lunak dipasang dan diuji, melatih personel.

OPERASI DAN PEMELIHARAAN, sistem baru tersebut secar periodik ditinjau dan modifikasi dibuat saat beberapa masalah timbul atau saat kebutuhan baru terlihat jelas.

• Para Pemain

Sejumlah orang harus bekerja sama untuk mengembangkan dan mengimplementasikan sebuah SIA dengan sukses.

MANAJEMEN memiliki peran untuk menekankan pentingnya melibatkan para pengguna dalam proses, memberi dukungan dan dorongan untuk proyek pengembangan, dan menyelaraskan sistem dengan strategi-strategi korporasi.

PENGGUNA para pengguna SIA mengkomunikasikan informasi yang dibutuhkan ke pengembang sistem untuk membantu mengelola pengembangan sistem.

PANITIA PENGARAH SISTEM INFORMASI sebuah panitia pengarah sistem informasi merencanakan dan mengawasi fungsi sistem infromasi. Panitia pengarah menetapkan kebijakan SIA; memastikan partisipasi, panduan, dan pengendalian manajemen

TIM PENGEMBANGAN PROYEK para anggota tim merencanakan tiap proyek, mengawasinya untuk memastikan penyelesaian yang tepat waktu dan efektif biaya, memastikan pertimbangan layak diberikan ke elemen manusia, serta mengkomunikasikan status proyek ke manajemen puncak dan panitia pengarah.

ANALIS DAN PEMROGRAM SISTEM membantu para pengguna menentukan kebutuhan informasi mereka, mempelajari sistem yang ada dan mendesain sistem baru, serta menyiapkan spesifikasi yang digunakan oleh pemrogram komputer.

PARA PEMAIN EKSTERNAL para pelanggan, penjual, auditor eksternal, dan entitas pemerintah memainkan sebuah peran dalam pengembangan sistem.

Merencanakan Pengembangan Sistem

Dua rencana pengembangan sistem yang diperlukan :

1. Rencana pengembangan proyek. Sebuah rencana yang disiapkan oleh tim proyek, berisi sebuah analisis biaya-manfaat, persyaratan pengembangan dan kebutuhan operasional, serta sebuah daftar aktivitas-aktivitas yang diperlukan untuk mengembangkan dan mengoperasikan aplikasi baru tersebut.
2. Rencana induk. Sebuah rencana jangka panjang, disiapkan oleh panitia pengarah sistem informasi, menentukan sistem tersebut akan berisi apa saja, bagaimana sistem akan dikembangkan, siapa yang akan mengembangkannya, dan kemana SIA ditujukan.

TEKNIK-TEKNIK PERENCANAAN

PERT dan bagan Gantt adalah teknik-teknik untuk menentukan waktu dan mengawasi aktivitas-aktivitas pengembangan sistem. Program evaluation and review technique (PERT) mensyaratkan bahwa seluruh aktivitas serta contoh dan hubungan selanjutnya diantara aktivitas-aktivitas tersebut diidentifikasi. Sebuah bagan Gantt adalah sebuah bagan batang dengan aktivitas-aktivitas proyek disisi kiri dan unit waktu dibagian atas.

Analisis Kelayakan

Ada lima aspek penting yang dipertimbangkan selama studi kelayakan :

1. Kelayakan ekonomi. Akankah manfaat sistem akan mendukung waktu, uang, dan sumber daya yang diperlukan untuk mengimplementasikannya?
2. Kelayakan teknis. Dapatkan sistem dikembangkan dan diimplementasikan menggunakan teknologi yang ada?
3. Kelayakan hukum. Apakah sistem akan mematuhi seluruh hukum negara dan negara bagian yang berlaku, regulasi pihak administratif, dan kewajiban kontraktual?
4. Kelayakan penjadwalan. Dapatkan sistem dikembangkan dan diimplementasikan dalam waktu yang dialokasikan?
5. Kelayakan operasional. Apakah organisasi memiliki akses ke orang-orang yang dapat mendesain, mengimplementasikan, dan mengoperasikan sistem yang diajukan?

Penganggaran Modal adalah sebuah teknik pengembalian atas investasi yang digunakan untuk membandingkan manfaat dan biaya yang diestimasi untuk menentukan apakah sebuah sistem bermanfaat biaya. Berikut ini adalah tiga teknik penganggaran modal yang paling umum digunakan :

1. Payback period, adalah jumlah tahun yang diperlukan agar tabungan bersih menyamai biaya investasi awalnya.
2. Net present value, adalah seluruh arus kas masa depan yang diestimasikan didiskontokan kembali kemasa sekarang, menggunakan tingkat diskonto yang merefleksikan nilai waktu uang.
3. Internal rate of return, adalah tingkat bunga efektif yang menghasilkan NPV nol.

Aspek Perilaku Perubahan

• MENGAPA MASALAH PERILAKU TERJADI

Untuk meminimalkan reaksi perilaku yang tidak baik, seseorang harus memahami mengapa perlawanan terjadi. Beberapa faktor yang lebih penting adalah :

1. Ketakutan
2. Dukungan manajemen puncak
3. Pengalaman dengan perubahan sebelumnya
4. Komunikasi
5. Sifat perubahan yang mengganggu
6. Cara perubahan diperkenalkan
7. Bias dan emosi
8. Karakteristik dan latar belakang pribadi

• BAGAIMANA ORANG-ORANG MENENTANG PERUBAHAN

1. Agresi, adalah perilaku yang menghancurkan, melumpuhkan, atau melemahkan efektivitas sistem.
2. Proyeksi, adalah menyalahkan sistem baru atas semua kesalahan yang tejadi.
3. Penghindaran, adalah mengabaikan SIA baru dengan harapan agar masalah (sistem) akan segera pergi.

• MENCEGAH MASALAH PERILAKU

1. Memperoleh dukungan manajemen
2. Memenuhi kebutuhan pengguna
3. Menghilangkan ketakutan, dan menekankan peluang-peluang baru
4. Menghindari emosionalisme
5. Memberikan pelatihan
6. Memeriksa ulang evaluasi kinerja
7. Menjalin lini komunikasi yang terbuka
8. Menguji sistem
9. Menjaga agar sistem tetap sederhana, dan perlakukan sistem seperti manusia
10. Mengendalikan ekspektasi pengguna

Analisis Sistem

Ketika sebuah sistem dibutuhkan, sebuah permintaan untuk pengembangan sistem tertulis disiapkan untuk menjelaskan masalah-masalah saat ini, alasan untuk perubahan, tujuan sistem yang diusulkan, serta manfaat dan biaya yang diantisipasi.

• Penyelidikan Awal dilakukan untuk menyaring permintaan atas pengembangan sistem.
• Survei Sistem adalah sebuah studi ekstensif dari SIA saat ini yang memiliki tujuan-tujuan:

1. Mendapatkan pemahaman atas operasi, kebijakan, prosedur, dan arus informasi perusahaan
2. Membuat penilaian pendahuluan atas kebutuhan pemrosesan sekarang dan masa depan
3. Mengembangkan hubungan kerja dengan para pengguna, dan membangun dukungan bagi SIA.
4. Mengumpulkan data yang mengidentifikasi kebutuhan pengguna, menjalankan analisis kelayakan, dan membuat rekomendasi untuk manajemen.

• Studi Kelayakan analisis kelayakan diperbarui secara teratur sebagaimana proyek tersebut dilanjutkan serta biaya dan manfaat menjadi lebih jelas.
• Kebutuhan Informasi dan Persyaratan Sistem setelah sebuah proyek dianggap layak, perusahaan mengidentifikasi kebutuhan infromasi para pengguna dan mendokumentasikan persyaratan sistem.

Empat strategi berikut digunakan untuk menentukan perssyaratan SIA.

1. Tanya para pengguna apa yang mereka butuhkan
2. Menganalisis sistem eksternal
3. Memeriksa sistem yang ada
4. Buat sebuah prototipe

• Laporan Analisis Sistem untuk merangkum dan mendokumentasikan aktivitas analisis. Sebuah keputusan lanjut/tidak lanjut dibuat sampai tiga kali selama analisis sistem: pertama, selama penyelidikan,  apakah akan dilakukan sebuah survei sistem; kedua, di akhir studi kelayakan, untuk menentukan apakah lanjut ke fase persyaratan informasi; ketiga, pada penyelesaian fase analisis tersebut untuk menentukan apakah lanjut ke desain sistem konseptual.