BAB 15

SIKLUS MANAJEMEN SUMBER DAYA MANUSIA DAN PENGGAJIAN

Siklus manajemen Sumber daya manusia dan penggajian adalah aktivitas bisnis yang berulang dan operasi pemrosesan data yang terkait dengan manajemen yang efektif atas tenaga kerja. Tugas-tugas yang lebih penting adalah sebagai berikut :

1. Merekrut dan mempekerjakan pegawai baru 
2. Pelatihan
3. Penugasan pekerjaan 
4. Kompensasi (penggajian) 
5. Evaluasi kinerja 
6. Mengeluarkan pegawai karena penghentian yang sukarela maupun tidak

Tugas 1 dan 6 dilakukan hanya sekali pada setiap pegawai, sementara tugas 2 sampai 5 dijalankan berulang-ulang selama seorang pegawai bekerja untuk perusahaan tersebut.

• Sistem Informasi Siklus MSDM/Penggajian

Keberhasilan sebuah organisasi bergantung pada pegawai yang memiliki kemampuan dan pegawai yang memiliki motivasi karena pengetahuan dan kemampuan mereka mempengaruhi kualitas dari barang serta jasa yang diberikan ke pelanggan. Untuk memanfaatkan pegawai perusahaan secara efektif, sistem MSDM/penggajian harus mengumpulkan dan menyimpan informasi yang dibutuhkan para manjer untuk menjawab pertanyaan-pertanyaan berikut:

• Berapa banyak pegawai yang diperlukan sebuah organisasi untuk mencapai rencana strategisnya?
• Pegawai mana yang memiliki keahlian khusus?
• Keahlian mana yang pasokannya sedikit? Keahlian mana yang pasokannya berlebih?
• Seberapa efktif program pelatihan terkini dalam memelihara dan meningkatkantingkat keahlian pegawai?
• Apakah keseluruhan kinerja meningkat atau menurun?
• Apakah ada masalah-masalah dengan perputaran, keterlambatan, atau ketidakhadiran?

Bagian sistem ERP yang mendukung manajemen sumber daya manusia dan penggajian :

Untuk menggunakan pengetahuan dan kemampuan para pegawai secara lebih efektif, banyak organisasi berinvestasi pada sistem manajemen pengetahuan. Sistem manajemen pengetahuan (knowledge management system) adalah perangkat lunak yang menyimpan dan mengatur keahlian yang dimiliki oleh para pegawai secara individu sehingga pengetahuan tersebut dapat dibagikan dan digunakan oleh yang lain.

ANCAMAN DAN PENGENDALIAN

Ancaman umum utama merupakan data induk yang tidak akurat atau tidak valid. Data induk yang tidak akurat dapat mengakibatkan penentuan staf yang berlebih atau kurang. Hal itu juga dapat menciptakan ketidakefisienan yang berkaitan dengan penugasan pegawai untuk menjalankan tugas yang tidak sepenuhnya dikuasainya. Salah satu cara untuk mengurangi ancaman ketidakakuratan data yaitu menggunakan berbagai pengendalian integritas pemrosesan dengan membatasi akses terhadap data tersebut dan mengatur sistem , sehingga hanya para pegawai terotorisasi yang dapat membuat perubahan terhadap data induk.

Tabel Ancaman dan Pengendalian dalam Siklus Penggajian/MSDM

• Aktivitas Siklus Penggajian

MEMPERBARUI DATABASE INDUK PENGGAJIAN

Aktivitas pertama dalam siklus MSDM/penggajian melibatkan pembaruan databse induk penggajian yang merefleksikan berbagai jenis perubahan yang diajukan secara internal: perekrutan baru, pemberhentian, perubahan dalam tingkat bayaran, atau perubahan dalam gaji yang ditetapkan. Selain itu, secra berkala data induk perlu diperbaharui untuk menunjukkan perubahan-perubahan tarif pajak dan potongan untuk asuransi.

Diagram konteks bagian penggajian dari siklus MSDM/Penggajian

Meskipun penggajian diproses dalam batch mode, departemen MSDM memiliki akses online untuk memperbaharui database induk penggajian sehingga seluruh perubahan penggajian dimasukkan secara tepat waktu dan secara tepat pula ditunjukkan dalam periode pembayaran berikutnya. Catatan-catatan atas pegawai yang keluar atau dipecat sebaiknya tidak dihapus dengan segera karena beberapa laporan pajak akhir tahun, termasuk formulir W-2, memerlukan data mengenai seluruh pegawai yang bekerja pada organisasi selama tahun tersebut.

ANCAMAN DAN PENGENDALIAN

Perubahan yang tak terotorisasi atas data induk penggajian dapat mengakibatkan peningkatan biaya pembayaran kepada pegawai yang tidak dibenarkan. Pemisahan tugas secara tepat merupakan prosedur pengendalian utama untuk menghadapi ancaman tersebut.

• MEMVALIDASI DATA WAKTU DAN KEHADIRAN

Langkah kedua dalam siklus penggajian adalah memvalidasi setiap data waktu dan kehadiran pegawai. Bagi pegawai yang dibayar berdasarkan jam, banyak perusahaan menggunakan kartu waktu (time card) untuk mencatat waktu kedatangan dan keberangkatan pegawai setiap harinya. Para pegawai yang mendapatka gaji tetap sering mencatat pekerjaan tenaga kerja mereka dengan kartu waktu. Bahkan, para supervisor mereka secara informal mengawasi kehadiran mereka dalam pekerjaan.
Para profesional pada organisasi jasa seperti KAP, kantor hukum, dan kantor konsultan dengan cara yang sama melacak waktu yang mereka habiskan untuk melakukan berbagai tugas dan bagi klien yang mana saja, mereka mencatat data-data tersebut dalam lembar waktu (time sheet). Para pemberi kerja/atasan menggunakan lembar waktu tersebut untuk menentukan biaya dan secara akurat menagihkan kepada para klien atas jasa yang telah diberikan perusahaan.

ANCAMAN DAN PENGENDALIAN

Ancaman utama terhadap aktivitas penggajian data waktu dan kehadiran yang tidak akurat. Ketidakakuratan dalam catatan waktu dan kehadiran dapat mengakibatkan biaya tenaga kerja yang meningkat dan laporan biaya tenaga kerja yang keliru. Untuk mengurangi risiko kesalahan yang tidak diinginkan dalam pengumpulan data waktu dan kehadiran adalah dengan otomatisasi data sumber.

• MENYIAPKAN PENGGAJIAN

Langkah ketiga dalam siklus penggajian adalah menyiapkan penggajian. Langkah pertama yang dilakukan dalam menyiapkan penggajian adalah melakukan pengeditan data transakasi penggajian dan pensortiran berdasarkan nomor pegawai. Berikutnya, daftar penggajian dan potongan dibuat. Daftar penggajian (payroll register) atau register penggajian mencantumkan gaji kotor setiap pegawai, potongan penggajian, dan gaji bersih dalam format multikolom. Daftar ini juga berlaku sebagai dokumentasi pendukung untuk mengotorisasi transfer dana ke rekening pengecekan penggajian organisasi. Daftar potongan (deduction register) membuat potongan-potongan sukarela lainnya bagi setiap pegawai. Terakhir, sistem mencetak cek gaji pegawai. Cek gaji ini biasanya menyertakan sebuah laporan pendapatan (earning statement) yang memuat jumlah gaji kotor, potongan, dan gaji bersih untuk periode terkini serta total year-to-date untuk masing-masing kategori.

Terdapat tiga jenis pengendalian integritas pemrosesan yang dapat mengurangi ancaman kesalahan penggajian:

1. Total batch (batch total). Total batch harus dihitung pada waktu entri data dan kemudian dicocokkan dengan total yang dapat dibandingkan yang dihitung dari setiap tahap pemrosesan. Jika total batch tidak cocok, organisasi memiliki bukti yang tepat waktu atas kesalahan penggajian.
2. Melakukan cross-footing daftar penggajian (cross-footing the payroll register). Total dari kolom gaji bersih harus sama dengan total gaji kotor dikurangi potongan total. jika tidak sama maka sebuah kesalahan terjadi dalam pemrosesan dan perlu segera diselidiki serta dikoreksi.
3. Akun kriling penggajian (payroll clearing account). Akun kriling penggajian adalah sebuah akun buku besar umum yang digunakan dalam proses dua langkah untuk mengecek keakuratan dan kelengkapan dari pencatatan biaya penggajian dan alokasi lebih lanjut terhadap pusat-pusat biaya yang sesuai.

• MENGELUARKAN PENGGAJIAN

Langkah berikutnya adalah pengeluaran nyata atas cek gaji ke pegawai. Sebagian besar pegawai dibayar menggunakan cek atau setoran langsung dengan jumlah gaji bersih ke dalam rekening bank pribadi mereka. Tidak seperti pembayaran tunai, kedua metode tersebut memberikan sebuah sarana untuk mendokumentasikan jumlah upah yang dibayarkan.

Ancaman besar dalam proses penggajian adalah pencurian cek gaji, penerbitan cek gaji ke pegawai fiktif, atau penerbitan cek gaji ke pegawai yang telah diberhentikan. Hal ini dapat menimbulkan peningkatan biaya dan hilangnya kas. Menerapkan pengendalian pada penggajian terkait pengeluaran kas lainnya dapat mengatasi ancaman tersebut, Secara spesifik yaitu sebagai berikut:

• Akses terhadap cek gaji kosong dan tahap mesin tanda tangan cek harus dibatasi. Begitu pula dengan kewenangan untuk mengotorisasi transakasi-transaksi EFT harus dipersempit dan dikendalikan melalui penggunaan autentikasi multifaktor yang kuat.
• Seluruh cek penggajian harus secara urut dinomori sebelumnya dan secara perodik diperhitungkan. Jika penggajian dibuat melalui setoran langsung, seluruh transaksi EFT harus ditinjau.
• Kasir harus menandatangani seluruh cek penggajian hanya ketika didukung dengan dokumentasi yang layak.

• MENGHITUNG DAN MENGELUARKAN PAJAK PENGHASILAN YANG DIBAYAR PEGAWAI SERTA POTONGAN PEGAWAI SUKARELA

Aktivitas penggajian terakhir adalah menghitung dan membayar gaji dan penghasilan pegawai kepada pemerintah atau entitas lain yang sesuai. Para atasan harus membayar pajak Social Security sebagai tambahan terhadap jumlah potongan dari cek gaji pegawai. Hukum Pemerintah pusat dan negara bagian juga menghendaki para atasan untuk mengkontribusikan persentase tertentu dari setiap gaji kotor pegawai sampai dengan batas tahunan maksimum, untuk dana asuransi kompensasi pengangguran pusat dan negara bagian.

Sebagai tambahan terhadap pengeluaran terkait pajak yang wajib, para atasan betanggung jawab untuk memastikan bahwa dana lain yang dikurangkan dari cek gaji pegawai dihitung dengan benar dan dibayarkan secara tepat waktu ke entitas yang sesuai. Pengurangan tersebut meliputi pembayaran yang diminta pengadilan untuk tunjangan, dukungan anak, atau kebangkrutan. Banyak atasan juga mengkontribusikan beberapa dari dana yang dibayarkan bagi kesehatan, kecatatan, dan premi asuransi jiwa pegawainya serta pembuatan kontribusi yang sesuai untuk dana pensiun.

Banyak atasan juga menaarkan pegawai mereka rencana manfaat fleksibel (flexible benefit plan), di mana setiap pegawai menerima beberapa perlindungan minimum pada asuransi medis, dana pensiun, dan kontribusi amal. Rencana manfaat fleksibel menempatkan peningkatan permintaan pada sistem MSDM/penggajian sebuah perusahaan.

ANCAMAN DAN PENGENDALIAN

Ancaman utama dalam aktivitas ini adalah kegagalan untuk memenuhi pembayaran yang diperlukan, pembayaran yang tidak tepat waktu, atau kesalahan dalam pembayaran tersebut. Ancaman ini dapat menimbulkan denda dari petugas pemerintah dan pegawai juga dapat mengeluh apabila kesalahan tersebut secara negatif mempengaruhi manfaat pensiun atau manfaat lainnya. Untuk mengatasi ancaman tersebut infromasi dalam surat edaran harus digunakan untuk mengatur sistem penggajian agar secara otomatis mengeluarkan dana ketika penggajian diproses.

• Opsi Outsourcing : Biro Jasa Penggajian dan Organisasi Pengusaha Profesional

Sebuah biro jasa penggajian (payroll service bureau) mengelola data induk penggajian untuk tiap-tiap kliennya dan memproses penggajian untuk mereka. Sebuah organisasi pengusaha profesional (professional employer organization-PEO) tidak hanya memproses penggajian, tetapi juga memberikan jasa MSDM seperti desain pemanfaatan pegawai dan administrasi. Oleh karena mereka memberikan jangkauan layanan yang lebih sempit, biaya untuk biro jasa penggajian umumnya lebih murah dibandingkan PEO. Biro jasa penggajian dan PEO biasanya menarik bagi bisnis kecil dan menengah karena alasan berikut ini :

• Mengurangi biaya.
• Jangkauan manfaat yang lebih luas.
• Pembebasan atas sumber daya komputer.