BAB 3

  SISTEM TEKNIK DOKUMENTASI

Bab ini membahas alat-alat dokumentasi sebagai berikut :

1. Diagram Arus Data. Menjelaskan arus data dalam sebuah organisasi. Teknik ini digunakan untuk mendokumentasikan sistem yang digunakan sekarang dan untuk merencanakan serta mendesain sistem yang baru. Jenjang tertinggi disebut Diagram Konteks yang menggambarkan ikhtisar paling ringkas dari sebuah sistem. 
2. Bagan Alir (Flowchart). Merupakan gambar yang menjelaskan urutan proses dengan menggunakan berbagai macam simbol. Merupakan teknik analitis yang digunakan untuk menjelaskan aspek-aspek sistem informasi secara jelas, tepat, dan logis. Bagan alir menggunakan serangkaian simbol standar untuk menguraikan prosedur pengolahan transaksi yang digunakan oleh sebuah perusahaan sekaligus menguraikan aliran data dalam sebuah sistem.

• Bagan Alir Dokumen. Bagan yang menggambarkan aliran dokumen dan informasi antar area pertanggung jawaban di dalam sebuah organisasi
• Bagan Alir Sistem. Menggambarkan hubungan antara input, pemrosesan, dan output sebuah sistem informasi akuntansi.
• Bagan Alir Program. Menjelaskan urutan logika pemrosesan data oleh komputer dalam menjalankan sebuah program.
• Bagan Konfigurasi Komputer. Bagan yang digunakan untuk menggambarkan konfigurasi perangkat keras sistem komputer.

      3. Bagan Struktur. Menggambarkan hubungan antar modul dalam sebuah program komputer

DIAGRAM ARUS DATA

Diagram arus data atau Data flow diagram (DFD) adalah diagram yang digunakan untuk menggambarkan arus data SIA , yang penggunaannya sangat membantu untuk memahami sistem secara logika, tersruktur dan jelas. DFD merupakan alat bantu dalam menggambarkan atau menjelaskan  DFD ini sering disebut juga dengan nama Bubble chart, Bubble diagram, model proses, diagram alur kerja, atau model fungsi.

Simbol-simbol data arus data:

• Sumber data dan tujuan data adalah entitas yang mengirim atau menerima data yang digunakan atau dihasilkan oleh sistem.
• Arus data adalah perpindahan data di antara proses, penyimpanan, sumber, dan tujuan. Data yang melewati antara penyimpanan data dan sumber data atau tujuan harus melewati proses transformasi data.

Diagram arus data:

• Proses mempresentasikan transformasi data. Gambar diatas menunjukkan bahwa proses pembayaran (C) membagi pembayaran pelanggan ke dalam data pembayaran dan cek, yang didepositkan dalam bank. Proses piutang yang diperbarui (F) menggunakan data pembayaran (D) dan piutang (H) untuk memperbarui catatan piutang dan mengirim data piutang ke manajer kredit.
• Penyimpanan data adalah tempat data disimpan.

DIAGRAM KONTEKS

Diagram konteks (context diagram) adalah DFD dalam bentuk yang masih sangat umum, belum menggambarkan arus data secara detil.

Menjelaskan lima aktivitas pengolahan data sebagai berikut:

1. Mmemperbarui file induk karyawan/penggajian (paagraf pertama).
2. Menangani kompensasi karyawan (paragraf kedua, kelima, dan keenam).
3. Membuat laporan manajemen (paragraf ketiga).
4. Membayar pajak (paragraf keempat).
5. Memasukkan ke buku besar (paragraf terakhir).

BAGAN ALIR 

Bagan alir digunakan untuk menjelaskan prosedur secara jelas dan ringkas. Bagan alir dibuat dengan menggunakan simbul-simbul standar sebagaimana simbul standar dalam Data Flow Diagram (DFD).

Jenis-jenis bagan alir adalah sebagai berikut:

1. Bagan alir dokumen (dokument flowcharts), untuk menggambarkan arus dokumen dan informasi dalam organisasi.
2. Bagan  alir sistem komputer atau bagan alir sistem (computer system flowcharts/system flowcharts), untuk menggambarkan hubungan input, proses, dan output.
3. Bagan alir program (program flowcharts), digunakan untuk menggambarkan urutan kerja program komputer.

Simbol bagan alir dapat dibagi ke dalam empat kategori sebagai berikut:

1. Simbol Input/output
2. Simbol proses
3. Simbol penyimpanan
4. Simbol arus dokumen dan simbol lain-lain.

JENIS-JENIS BAGAN ALIR

Bagan alir dokumen.

Bagan alir dokumen menggambarkan arus dokumen dan informasi dalam organisasi sesuai dengan area tanggungjawab suatu transaksi. Bagan alir ini menunjukkan arus data dari awal sampai akhir, dalam arti:

• Dari mana asal dokumen
• Kemana saja dokumen didistribusikan
• Bagaiman dokumen digunakan

Internal control flowcharts adalah bagan alir dokumen yang digunakan untuk mengevaluasi kecukupan pengendalian interen, seperti pemisahan fungsi dan pengecekan independen.

- Bagan alir dokumen dapat menunjukkan kelemahan dan pemborosan, seperti

- Ketidakcukupan arus komunikasiKopleksitas dokumen yang tidak diperlukan

- Prosedur yang tidak efisien

Bagan alir dokumen juga dibuat pada saat proses perancangan sistem.

Langkah penyusunan bagan alir adalah sebagai berikut:

- Mewawancarai pengguna, pengembang, auditor, dan manajemen.

- Mengadmisitrasikan pertanyaan.

- Membaca deskripsi dalam bentuk narasi.

- Mengevaluasi keseluruhan transaksi dalam sistem.

1. Mengidentifikasi:

a. Bagian/divisi yang masuk ke dalam bagan alir, misalnya, depertement, fungsi-2, pihak luar yang berhubungan dengan perusahaan.

b. Arus dokumen dan informasi

c. Proses

BAGAN ALIR SISTEM

Bagan alir sistem menggambarkan hubungan antara input, proses, dan output dari SIA.

- Bagan alir sistem berawal dari pemasukan data ke dalam sistem.

- Setiap data diproses di dalam sistem.

- Data yang telah diproses disajikan dalam bentuk output/laporan, menghasilkan informasi baru.

BAGAN ALIR PROGRAM

• Bagan alir program menggambarkan urutan proses pengolahan data dalam suatu program komputer.

• Bagan alir program juga menggambarkan hubungan antara input-proses-output.