BAB 2

TINJAUAN PEMROSESAN TRANSAKSI DAN SISTEM ENTERPRISE RESOURCE PLANNING

Pada bab ini akan membahas yang pertama, siklus pengolahan data serta peranannya dalam menyelenggarakan aktivitas bisnis dan menyediakan informasi bagi pengguna. Dan yang kedua, membahas mengenai sistem informasi dalam organisasi modern dan memperkenalkan konsep sistem enterprise resource planning (ERP).

Pemrosesan Transaksi: Siklus Pengolahan Data

INPUT DATA

Langkah pertama dalam pemrosesan input adalah dengan mengambil data transaksi dan memasukkannya ke dalam sistem. Proses pengambilan data biasanya dipicu oleh aktivitas bisnis. Data harus dikumpulkan dari tiga segi setiap aktivitas bisnis.

1. Setiap aktivitas yang menarik.
2. Sumber daya yang dipengaruhi oleh setiap aktivitas.
3. Orang yang berpartisipasi dalam setiap aktivitas. 

Contohnya,siklus pendapatan yang paling sering melakukan transaksi adalah penjualan, baik kas maupun kredit. Data yang perlu dikumpulkan mengenai transaksi penjualan sebagai berikut:

• Waktu dan tanggal penjualan terjadi
• Karyawan yang membuat penjualan dan petugas pemeriksaan yang memproses penjualan
• Register pemeriksaan tempat penjualan diproses
• Barang yang terjual
• Kuantitas setiap barang yang terjual\
• Membuat daftar harga dan harga aktual dari setiap barang yang terjual
• Total jumlah penjualan
• Instruksi pengiriman
• Untuk penjualan kredit: nama pelanggan, tagihan untuk pelanggan dan alamat pengiriman.

Dokumen turnaround adalah output perusahaan untuk pihak eksternal, yang sering menambahkan data ke dokumen, dan kemudian mengembalikan ke perusahaan sebagai dokumen input. Contohnya adalah tagihan utilitas yang dikirim ke pelanggan, dikembalikan bersama pembayaran pelanggan, dan dibaca oleh alat pemindai khusus ketika dikembalikan.

Alat otomatisasi data sumber mengambil data transaksi dalam bentuk yang dapat dibaca mesin pada waktu dan tempat asalnya. Contohnya adalah ATM yang digunakan oleh bank.

PENYIMPANAN DATA

• BUKU BESAR. Informasi akuntansi kumulatif disimpan dalam buku besar umum dan buku besar pembantu. Buku besar umum (general ledger) berisi ringkasan level data untuk setiap akun aktiva, kewajiban, ekuitas, pendapatan, dan beban organisasi. Buku besar pembantu (subsidiary ledger) berisi data mendetail untuk beberapa akun buku besar dengan banyak sub akun terpisah. Contohnya, buku besar memiliki akun piutang yang meringkas total jumlah yang dipinjamkan perusahaan kepada semua pelanggannya. Buku besar pembantu piutang memiliki catatan terpisah untuk setiap pelanggan, yang masing-masing berisi informasi detail. Akun buku besar umum berhubungan dengan buku besar pembantu yang disebut akun kontrol. Hubungan antara akun kontrol buku besar umum dan total saldo pada tiap-tiap akun buku besar pembantu membantu menjaga keakuratan data SIA. Khususnya, jumlah dari semua saldo akun buku besar pembantu yang harus sama dengan jumlah akun kontrol buku besar umum yang terkait.
• TEKNIK PENGODEAN. Pengodean (coding) adalah penetapan sistematis dari angka atau huruf pada item untuk mengklasifikasi dan mengatur item-item tersebut.

1. Dengan kode urutan (sequence code), item yang diberi nomor secara berurutan untuk akun semua item. Setiap item yang hilang menyebabkan perbedaan dalam urutan numerik. Contohnya, cek yang dinomori sebelumnya, faktur, dan pesanan pembelian.
2. Dengan kode blok (block code), blok angka dicadangkan untuk kategori data tertentu. Contohnya, sebuah perusahaan menyimpan angka berikut untuk kategori produk utama.
3. Kode grup (group code), merupakan dua atau lebih subgrup dari digit yang digunakan untuk kode item. Contoh:  1 = Aktiva, 11 = Aktiva   lancar, 111 = Kas, 112 = Piutang Dagang dst., atau sebagai berikut XXXX-X-XXX, dengan maksud empat angka pertama adalah kode pusat pertanggungjawaban, satu angka di tengah kode anggaran/realisasi, dan tiga angka terakhir untuk buku besar.
4. Kode kombinasi (mnemonic codes) adalah kode yang dibuat dengan mengkombinasikan huruf dan angka, dengan tujuan untuk memudahkan pemahaman makna kode. Contoh: AL-1 = Aktiva Lancar, Kas dst.

BAGAN AKUN (chart of account), merupakan daftar angka yang ditetapkan untuk setiap akun buku besar umum. Angka-angka akun ini memungkinkan data transaksi dikodekan, diklasifikasikan, dan dimasukkan ke dalam akun yang sesuai.

Sample Chart of Accounts for S&S

Setiap nomor akun panjangnya tiga digit.

- Digit pertama mempresentasikan kategori akun utama dan mengindikasikan letak akun pada laporan keuangan.

- Digit kedua mempresentasikan subakun keuangan utama dalam setiap kategori.

- Digit ketiga menunjukkan akun khusus tempat data transaksi akan dimasukkan.

JURNAL

Entri jurnal menunjukkan akun dan jumlah untuk didebit dan dikredit. Jurnal umum digunakan untuk mencatat transaksi yang tidak sering atau tidak rutin seperti pembayaran pinjaman dan penyesuaian akhir periode dan jurnal penutup. Jurnal khusus mencatat sejumlah besar transaksi yang berulang seperti penjualan, penerimaan kas, dan pengeluaran kas.

.

JEJAK AUDIT (audit trail) adalah jalur transaksi yang dapat ditelusuri melalui sistem pengolahan data dari titik asal ke output final, atau mundur dari output final ke titik asal. Jejak audit ini digunakan untuk mengecek keakuratan dan validitas posting buku besar.

KONSEP PENYIMPANAN BERBASIS KOMPUTER. Entitas (entity) adalah sesuatu mengenai yang disimpan informasinya, seperti karyawan, barang persediaan, dan pelanggan. Setiap entitas memiliki atribute atau karakteristik khusus yang disimpan.

• Field berisi data mengenai atribut entitas yang merupakan catatan (record) 
• File adalah sekelompok record yang saling berhubungan.
• File transaksi berisi record transaksi bisnis yang terjadi selama waktu tertentu.
• Seperangkat file yang saling terkait dan dikoordinasikan secara terpusat disebut dengan database.

PENGOLAHAN DATA

Empat jenis aktivitas pengolahan data yang berbeda yang disebut sebagai CRUD adalah sebagai berikut:

1. Membuat (creating). record data baru.
2. Membaca (reading), mengambil atau melihat data yang sudah ada.
3. Memperbarui (updating) data yang tersimpan sebelumnya.
4. Menghapus (deleting) data.

OUTPUT INFORMASI

Informasi biasanya disajikan pada salah satu dari tiga bentuk yaitu:

• Dokumen (document) adalah catatan transaksi atau data perusahaan lainnya. Contohnya cek dan faktur.
• Laporan (report) digunakan oleh karyawan untuk mengendalikan aktivitas operasional dan oleh manajer digunakan untuk membuat keputusan dan untuk merumuskan strategi bisnis.

SISTEM ENTERPRISE RESOURCE PLANNING 

Sistem ERP mengatasi permasalahan-permasalahan ini pada saat sistem ini mengintegrasikan semua aspek dalam operasi perusahaan dengan SIA tradisional. Sebagian besar organisasi besar dan menengah menggunakannya untuk mengumpulkan, memproses, dan menyimpan data dan memberikan informasi yang diperlukan manajer dan pihak eksternal untuk mengukur perusahaan.

Keuntungan sistem ERP:

• ERP memberikan tampilan tunggal atas data organisasi dan situasi keuangn yang terintegrasi di seluruh perusahaan.
• Input data diambil atau dikunci sekali dan tidak berkali-kali saat dimasukkan ke dalam sistem yang berbeda.
• Manajemen mendapatkan visibilitas yang lebih besar ke dalam setiap area perusahaan dan kemampuan dalam memonitor yang lebih besar.
• Organisasi memperoleh pengendalian akses yang lebih baik.
• Prosedur dan laporan yang telah distandardisasi antar unit bisnis.
• Pelayanan pelanggan meningkat karena karyawan dapat dengan cepat mengakses pesanan.
• Pabrik manufaktur menerima pesanan baru secara real-time.

Kerugian sistem ERP:

• Biaya yang mahal
• Jumlah waktu yang diminta
• Perubahan proses bisnis
• Kompleksitas
• Resistensi