Siklus pengeluaran adalah serangkaian aktivitas bisnis dan operasi pemrosesan informasi terkait yang terus menerus berhubungan dengan pembelian serta pembayaran barang dan jasa. Tujuan utama dalam siklus pengeluaran adalah untuk meminimalkan total biaya perolehan dan pemeliharaan persediaan, perlengkapan, dan berbagai layanan yang diperlukan perusahaan untuk berfungsi.
Untuk mencapai tujuan tersebut, manajemen harus membuat keputusan penting sebagai berikut :
- Berapakah tingkat optimal persediaan dan perlengkapan yang harus dimiliki?
- Pemasok manakah yang menyediakan kualitas dan layanan terbaik dengan harga terbaik?
- Bagaimana perusahaan dapat mengonsolidasikan pembelian antarunit untuk mendapatkan harga optimal?
- Bagaimana tekhnologi informasi dapat digunakan untuk meningkatkan efisiensi dan keakuratan fungsi logistik inbound?
- Bagaimana perusahaan dapat memelihara kas yang cukup untuk memanfaatkan setiap diskon yang ditawarkan pemasok?
- Bagaimana pembayaran ke vendor dapat dikelola untuk memaksimalkan arus kas?
Jawaban atas pertanyaan-pertanyaan ini mengarah bagaimana sebuah perusahaan menjalankan empat aktivitas siklus pengeluaran dasar :
- Memesan bahan baku, perlengkapan, dan jasa
- Menerima bahan baku, perlengkapan, dan jasa
- Menyetujui faktur pemasok
- Pengeluaran kas
Sistem Informasi Siklus Pengeluaran
|
Aktivitas siklus pendapatan
|
Aktivitas siklus pengeluaran
|
|
Entri pesanan penjualan- memproses
pesanan dari pelanggan
|
Pemesanan bahan baku,perlengkapan,dan jasa-mengirimkan
pesanan ke pemasak
|
|
Pengiriman-mengantar barang dagangan
atau jasa ke pelanggan (logistik outbond)
|
Penerimaan-menerima barang atau jasa
dari pemasok (logistik inbound)
|
|
Penagihan-mengirimkan faktur ke
pelanggan
|
Memproses faktur-meninjau dan menyetujui
faktur dari pemasak
|
|
Penerimaan kas-memproses pembayaran dari
pelanggan
|
Pengeluaran kas-memproses pembayaran ke
pemasok
|
PROSES
Setelah permintaan pembelian telah disetujui, sistem akan mencari file induk persediaan untuk mengidentifikasi pemasok yang cocok untuk barang tersebut. Para pemasok besar mengirimkan pemberitahuan elektronik jika pengiriman datang yang memungkinkan AOE untuk merencanakan dengan memiliki staf yang memadai guna memproses pengiriman yang datang ke gudangnya. Sebelum transfer barang ke gudang, petugas persediaan memverifikasi perhitungan barang dan memasukkan data tersebut ke dalam sistem. Setiap hari para bendahara menggunakan sistem pemrosesan inquiry umtuk meninjau faktur yang jatuh tempo dan menyetujui pembayarannya. Kasir akan meninjau cek tersebut dengan dokumen pendukung dan kemudian menandatanganinya. Akses mudah terhadap informasi yang baru dan akurat memunginkan manajer untuk mengawasi kinerja secara dekat.
ANCAMAN DAN PENGENDALIAN
Pengungkapan yang tidak diotorisasi atas informasi sensitif seperti informasi perbankan mengenai pemasok dan diskon harga khusus yang ditawarkan oleh pemasok yang dipilih. Cara yang terbaik untuk menanggulangi risiko ancaman ini adalah menggunakan backup dan prosedur pemulihan bencana. Sebuah praktik terbaik adalah mengimplementasikan sistem ERP sebagai tiga kejadian terpisah. Kejadian yang pertama disebut produksi digunakan untuk memproses aktivitas harian. Kedua digunakan untuk pengujian dan pengembangan. Kejadian ketiga seharusnya dipertahankan sebagai backup online sebagai backup online terhadap sistem produksi untuk menyediakan pemulihan secara real time.
Memesan Bahan Baku, Perlengkapan, dan Jasa
Catatan persediaan yang tidak akurat dapat
menciptakan masalah signifikan bagi perusahaan. Oleh karena itu, akuntan dan
sistem profesional perlu memahami praktik terbaik untuk mengelola persediaan.
- Reorder point (titik pemesanan ulang) menentukkan kapan untuk memesan. Perusahaan biasanya menetapkan berdasarkan waktu pengiriman dan tingkat yang diinginkan dari stok pengaman untuk menangani fluktuasi yang tidak diharapkan dalam permintaan.
- Perencanaan kebutuhan material berupaya untuk mengurangi tingkat persediaan yang dibutuhkan dengan meningkatkan akurasi teknik perkiraan untuk menjadwalkan pembelian dengan lebih baik guna memenuhi kebutuhan produksi.
- Sistem persediaan just in time berupaya untuk meminimalkan tetapi tidak mengeliminasi secara total, persediaan barang jadi dengan membeli dan memproduksi barang hanya sebagai respon terhadap penjualan aktual bukannya yang diperkirakan.
Catatan persediaan yang tidak akurat dapat menyebabkan kehabisan stok yang akan mengakibatkan hilangnya penjualan atau menyimpan persediaan berlebih yang dapat meningkatkan biaya. Untuk mengurangi risiko pada masalah ini metode persediaan perpetual seharusnya digunakan untuk memastikan bahwa informasi mengenai stok persediaan selalu terbarui.
Setelah kebutuhan untuk membeli telah diidentifikasi, langkah selanjutnya adalah memilih pemasok. Para agen pembelian biasanya menjalankan tugas ini.
PROSES
Beberapa faktor yang harus dipertimbangkan ketika memilih pemasok :
- Harga
- Kualitas bahan baku
- Keandalan dalam pengiriman
Penerimaan
Departemen penerimaan bertanggung jawab untuk
menerima pengiriman dari para pemasok. Ia biasanya melapor ke manajer gudang
yang kemudian melapor ke wakil direktur manufaktur. Informasi mengenai tanda terima barang
dagangan yang dipesan harus dikomunikasikan ke fungsi pengendalian persediaan
untuk memperbarui catatan persediaan.
Laporan penerimaan mendokumentasikan detail-detail mengenai setiap pengiriman termasuk tanggal diterima, pengirim,pemasok, dan nomor pesanan pembelian. Tiga pengecualian yang mungkin terhadap proses ini adalah (1) menerima kuantitas barang yang berbeda dari jumlah yang dipesan (2) menerima barang rusak atau (3) menerima barang berkualitas inferior yang gagal inspeksi. Memo debit mencatat penyesuaian yang diminta. Satu salinan memo debit dikirimkan ke pemasok yang berikutnya membuat dan mengembalikan sebuah memo kredit dalam pengakuan.
ANCAMAN DAN PENGENDALIAN
Menerima pengiriman barang yang tidak dipesan menghasilkan biaya-biaya yang terkait dengan pembongkaran, penyimpanan, dan kemudian pengembalian barang-barang tersebut. Prosedur pengendalian untuk menanggulanginya adalah menginstruksikan departemen penerimaan untuk menerima hanya pengiriman yang ada dalam pesanan pembelian yang disetujui.
Menyetujui Faktur Pemasok
Departemen bagian utang menyetujui faktor
pemasok untuk pembayaran. Sebuah kewajiban hukum untuk membayar pemasok timbul
pada saat barang diterima.
PROSES
Paket voucher mengkombinasikan faktur pemasok dan dokumen pendukung yang terkait. Dalam sistem nonvoucher tiap-tiap faktur yang disetujui di posting ke catatan pemasok individual dalam file utang kemudian disimpan dalam file faktur terbuka. Sedangkan dalam sistem voucher sebuah dokumen tambahan yang disebut sebagai voucher pencairan juga dibuat ketika sebuah faktur pemasok disetujui untuk pembayaran. Voucher pencairan mengidentifikasi pemasok, mencantumkan faktur yang beredar, dan mengindikasikan jumlah bersih untuk dibayarkan setelah dikurangi dengan diskon dan potongan yang berlaku.
ANCAMAN DAN PENGENDALIAN
Ketidaksesuaian antara harga yang dicantumkan dan harga aktual yang dibebankan atau salah hitung dari total jumlah jatuh tempo. Untuk mengatasinya para pengguna harus disyaratkan untuk menyimpan tanda bukti dan memverifikasi ketepatan atas laporan bulanan.
Pengeluaran Kas
Aktivitas final dalam siklus pengeluaran adalah membayar pemasok.
PROSES
Kasir, orang yang melapor ke bendahara, bertanggungjawab untuk membayar pemasok. Hal ini memisahkan fungsi penyimpanan, yang dijalankan kasir, dari fungsi otorisasi dan pencatatan, yang dijalankan oleh masing-masing departemen pembelian dan utang. Pembayaran dibuat ketika utang mengirimkan kasir sebuah paket voucher.
ANCAMAN DAN PENGENDALIAN
Kegagalan untuk memanfaatkan diskon pembelian bagi pembayaran yang tepat waktu dapat menjadi mahal. Untuk mengurangi risiko ini, faktur yang disetujui harus diajukan berdasarkan tanggal jatuh tempo, dan sistem harus didesain untuk melacak tanggal jatuh tempo faktur dan mencetak sebuah daftar seluruh faktur yang beredar secara periodik.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar