Tujuan utama siklus pendapatan adalah menyediakan produk yang tepat di tempat dan waktu yang tepat dengan harga yang sesuai. Untuk mencapai tujuan tersebut, manajemen harus membuat keputusan-keputusan penting sebagai berikut:
SISTEM INFORMASI SIKLUS PENDAPATAN
Diagram konteks siklus pendapatan
- Sampai sejauh mana produk dapat dan harus disesuaikan dengan kebutuhan dan keinginan pelanggan individu?
- Seberapa banyak persediaan yang harus dimiliki dan di mana persediaan tersebut harus ditempatkan?
- Bagaimana seharusnya barang dagangan dikirim ke pelanggan? haruskah perusahaan menjalankan fungsi pengiriman sendiri atau mengaihdayakan ke pihak ketiga yang berspesialisasi dalam bidang logistik?
- Berapakah harga optimal untuk setiap produk atau jasa?
- Haruskah kredit diperpanjang untuk pelanggan?
- Bagaimana pembayaran pelanggan dapat diproses untuk memaksimalkan arus kas?
Jawaban atas pertanyaan-pertanyaan tersebut mengarah pada bagaimana sebuah organisasi menjalankan empat aktiitas dasar pada siklus pendapatan:
1. Entri pesanan penjualan'
2. Pengiriman
3. Penagihan
4. Penerimaan kas
SISTEM INFORMASI SIKLUS PENDAPATAN
Diagram konteks siklus pendapatan
Diagram arus data tingkat 0: Siklus Pendapatan
PROSES
Para pelanggan AOE dapat menempatkan pesanan secara langsung melalui internet dan tenaga penjualan menggunakan laptop portable untuk memasukkan pesanan ketika menghubungi para pelanggan. Departemen penjualan memasukkan pesanan dari pelanggan yang diterima melalui faks, telepon, atau surat. Sistem tersebut dengan cepat memverifikasi kelayakan kredit pelanggan, mengecek ketersediaan persediaan, dan memberitahudepartemen gudang dan pengiriman mengenai penjualan yang disetujui. Setiap hari, bank mengirimkan AOE sebuah file yang berisi data pengiriman uang, yang digunakan kasir untuk memperbarui saldo rekening kas perusahaan dan digunakan petugas piutang untuk memperbarui rekening pelanggan.
Ikhtisar desain sistem ERP untuk mendukung siklus pendapatan
Ikhtisar desain sistem ERP untuk mendukung siklus pendapatan
ANCAMAN DAN PENGENDALIAN
- Ancaman : Data induk yang tidak akurat atau tidak valid. Pengendalian : Menggunakan berbagai pengendalian integritas pemrosesan untuk meminimalkan risiko kesalahan input data.
- Ancaman : Pengungkapan yang tidak sah terhadap informasi sensitif, seperti kebijakan penetapan harga atau informasi pribadi mengenai para pelanggan. Pengendalian : Mengonfigurasi sistem untuk menggunakan pengendalian akses yang kuat untuk membatasi siapa yang dapat menampilkan informasi tersebut.
- Ancaman : Kekhawatiran akan kehilangan atau kehancuran data induk. Pengendalian : Menggunakan backup dan prosedur pemulihan bencana.
ENTRI PESANAN PENJUALAN
Proses entri pesanan penjualan mengharuskan tiga langkah: mengambil pesanan pelanggan, mengecek dan menyetujui kredit pelanggan, dan mengecek ketersediaan persediaan.
MENGAMBIL PESANAN PELANGGAN
Data pesanan pelanggan dicatat dalam sebuah dokumen pesanan penjualan (sales order) yang biasanya sebuah formulir elektronik yang ditampilkan dalam sebuah layar monitor komputer.
PROSES
Diagram arus data tingkat 1 : Entri Pesanan Penjualan
Menggunakan electronik data interchange (EDI) untuk mengirimkan pesanan secara elektronik dalam format yang kompatibel dengan sistem pemrosesan pesanan penjualan perusahaan. Dengan berkembangnya TI, kode QR dapat lebih meningkatkan efisiensi dan efektivitas dalam berinteraksi dengan para pelanggan. Selain memotong biaya, situs juga menyediakan peluang untuk meningkatkan penjualan. Efektivitas dari sebuah situs sangat tergantung pada desainnya. Oleh karena itu, perusahaan harus secara teratur meninjau catatan interaksi pelanggan dalam situsnya agar dengan cepat mengidentifikasi masalah yang potensial.
ANCAMAN DAN PENGENDALIAN
- Ancaman : Data penting mengenai pesanan akan hilang atau tidak akurat. Pengendalian : Sistem ERP menggunakan berbagai pengendalian edit entri data.
- Ancaman : Memperhatikan keabsahan dari pesanan Pengendalian : Menyediakan penjaminan serupa atas keabsahan dan bukti untuk mendukung nonrepudiation atas transaksi elektronik.
PERSETUJUAN KREDIT
Penjualan secara kredit banyak dilaksanakan dalam praktik bisnis perusahaan. Biasanya dibuat batas kredit untuk setiap pelanggan catatan kredit pelanggan terdahulu dan kemampuan untuk membayar. Biasanya terdapat otorisasi khusus untuk menyetujui kredit bagi para pelanggan baru, ketika sebuah pesanan melebihi batas maksimal kredit pelanggan tersebut.MENGECEK KETERSEDIAAN PERSEDIAAN
Langkah berikutnya menetapkan apakah jumlah persediaan barang cukup memenuhi pesanan, agar dapat diinformasikan kepada pelanggan kapan pesanannya akan dikirim. Apabila ketersediaan barang tidak mencukupi pesanan tersebut maka dibuat pemesanan ulang untuk barang tersebut. Ketika ketersediaan barang sudah bisa dipastikan, maka buat kartu pengambilan barang yang berisi daftar jenis barang-barang beserta jumlah barang yang dipesan.
MERESPONS PERMINTAAN PELANGGAN
Pelayanan pelanggan adalah hal yang penting bagi perusahaan, untuk itu perusahaan dapat menggunakan sistem Customer Relationship Management ( CRM ) yaitu untuk mendukung proses penting dalam menjawab permintaan pelanggan. Sistem ini mengatur data terinci mengenai pelanggan hingga data dapat digunakan untuk memfasilitasi layanan yang lebih efisien serta personal kepada pelnggan.
PENGIRIMAN
Aktivitas selanjutnya adalah mengisi pesanan pelanggan dan mengirimkan barang yang diminta. Proses ini terdiri atas dua langkah : (1) memilih dan mengepak pesanan dan (2) mengirimkan pesanan. Kedua fungsi ini mencakup penjagaan persediaan dan melaporkannya kepada wakil presiden bidang manufaktur.
MENGAMBIL DAN MENGEPAK PESANAN
Pegawai bagian gudang menggunakan kartu pengambilan barang mengidentifikasi produk serta berapa banyak pesanan yang dikeluarkan dari gudang. Para pegawai begian gudang akan mencatat jumlah setiap barang yang diambil. Barang kemudian dipindahkan ke bagian pengiriman.
Diagram arus data tingkat 1 : Pengiriman
MENGIRIM PESANAN
Bagian pengiriman akan memeriksa jumlah fisik persediaan barang dengan jumlah yang tertera dalam kartu pengambilan barang dengan jumlah yang ditujukkan pada salinan pesanan penjualan yang dikirim langsung ke bagian pengiriman berdasarkan pesanan penjualan. Tembusan pengemasan memuat jumlah dari keterangan setaip barang yang dimasukkan kedalam daftar pengiriman. Menyiapkan dokumen pengiriman yang merupakan kontrak resmi dan menyatakan bahwa terdapat tanggung jawab atas sejumlah barang yang dikirim.
PENAGIHAN
Aktivitas penagihan adalah aktivitas pemrosesan informasi yang mengemas ulang serta meringkas informasi dari entri pesanan penjualan dan aktivitas pengiriman. Dalam aktivitas penagihan, dokumen dasar yang dibuat adalah faktur penjualan yang menginformasikan kepada pelanggan tentang sejumlah kewajiban mereka dari transaksi yang terjadi serta kapan dan dimana mereka akan melunasinya.
PEMELIHARAAN PIUTANG
Fungsi penting data piutang usaha adalah menggunakan berbagai informasi yang terdapat pada faktur penjualan sehingga memudahkan melakukan pendebitan dan mengkredit rekening tersebut saat penerimaan tagihan. Ada dua perlakuan untuk memelihara data piutang usaha tersebut, yaitu menggunakan metode faktur terbuka dan menggunakan metode pembayaran total.
PENERIMAAN KAS
Siklus akhir pendapatan adalah penerimaan tagihan kas. Penerimaan kas dan cek dari pelanggan dapat saja dicuri dengan mudah oleh orang yang tidak bertanggung jawab. Untuk itu dapat digunakan beberapa langkah alternatif untuk mengurangi risiko pencurian tersebut. Antara lain sebagai berikut :- Menugaskan staf bagian surat-menyurat untuk mempersiapkan daftar pengiriman uang, yaitu dokumen yang mengidentifikasi nama dan jumlah semua kiriman uang pelanggan, serta mengirimkan daftar ini kebagian piutang usaha.
- Pengamanan pencurian kiriman uang pelanggan oleh karyawan perusahaan dengan membuat sistem lockbox (merupakan sebuah alamt pos yang dituju pelanggan ketika menyerahkan uang mereka) di bank. Penggunaan lockbox ini juga akan meningkatkan manajemen arus kas. Dengan adanya lockbox, akan meniadakan penundaan yang berhubungan dengan pemrosesan kiriman uang pelanggan sebelum penyimpanan. Namun petugas khusus setiap tanggal jatuh tempo tagihan harus memeriksa kontak ini.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar