BAB 14

SIKLUS PRODUKSI

Siklus produksi adalah serangkaian aktivitas bisnis dan operasi pemrosesan informasi terkait yang terus-menerus berhubungan dengan pembuatan produk. Sistem informasi siklus pendapatan menyediakan informasi (pesanan pelanggan dan perkiraan penjualan) yang digunakan untuk merencanakan tingkat produksi dan persediaan.

Diagram konteks siklus produksi:

Diagram arus data tingkat 0 dari siklus produksi (terhubung dengan menyertakan ancaman)

Diagram arus data tingkat 0 dari siklus produksi (terhubung dengan menyertakan ancaman) menggambarkan empat aktivitas dasar dalam siklus produksi :

1. Desain produk
2. Perencanan dan penjadwalan
3. Operasi produksi
4. Akuntansi biaya

Sistem Informasi Siklus Produksi

PROSES

Departemen teknik bertanggung jawab untuk mengembangkan spesifikasi produk. File daftar bahan baku menyimpan informasi mengenai komponen-komponen produk, dan file daftar operasi berisi informasi mengenai bagaimana untuk pembuatan setiap produknya. Departemen teknik juga mengakses buku besar dan file persediaan untuk informasi mengenai perkiraan penjualan dan pesanan pelanggan. Permintaan bahan baku dikirimkan ke departemen penyimpanan persediaan untuk mengotorisasi pengeluaran bahan baku.

ANCAMAN DAN PENGENDALIAN

Ancamannya yaitu risiko dari data induk yang tidak akurat atau tidak valid. Data yang tidak akurat dapat mengakibatkan pembiayaan produk dan penilaian persediaan yang tidak tepat. Catatan persediaan tidak akurat dapat mengakibatkan kegagalan untuk pembuatan barang jadi secara tepat waktu atau produksi yang tidak perlu. Untik pengendaliannya dapat dilakukan dengan membatasi akses terhadap data induk siklus produksi dan menerapkan pengendalian akses dan pemisahan tugas yang sesuai.

Desain Produk

Tujuannya adalah untuk menciptakan sebuah produk yang memenuhi kebutuhan pelanggan dari segi kualitas, daya tahan, dan fungsionalitas sementara secara simultan meminimalkan biaya produksi.

PROSES

Aktivitas desain produk menghasilkan dua output. Pertama, daftar bahan baku menyebutkan nomor bahan baku, deskripsi, dan kuantitas dari setiap komponen yang digunakan dalam produk jadi. Kedua, daftar operasi yang menspesifikasikan urutan langkah-langkah untuk mengikuti dalam membuat produk, peralatan apa yang digunakan, dan seberapa lama setiap langkah yang diambil. Alat-alat seperti perangkat lunak manajemen siklus hidup produk (product life-cycle) management-PLM) dapat membuat meningkatkan efisiensi dan efektivitas dari proses desain produk. Perangkat lunak PLM terdiri atas tiga komponen kunci: perangkat lunak computer-aided design (CAD) untuk mendesaian produk baru, perangkat lunak manufaktur digital yang menirukan bagaimana produk-produk tersebut akan diproduksi, dan perangkat lunak manajemen data produk yang menyimpan semua data yang terkait dengan produk.

ANCAMAN DAN PENGENDALIAN

Menggunakan terlalu banyak komponen unik ketika membuat produk yang serupa meningkatkan biaya yang terkait dengan pembelian dan pemeliharaan persediaan bahan baku. Untuk menanggulangi ancaman seperti ini, para akuntan harus berpartisipasi dalam aktivitas desain produk.

Perencanaan dan Penjadwalan

Tujuannya adalah mengembangkan rencana produksi yang cukup efisien untuk memenuhi pesanan yang ada dan mengentisipasi permintaan jangka pendek sekaligus meminimalkan persediaan bahan baku dan barang jadi. Dua metode umum perencanan produksi adalah:

1. Manufacturing resource planning (MRP-II) adalah perpanjangan dari perencaaan sumber daya bahan baku yang berupaya untuk menyeimbangkan kapasitas produksi yang ada dengan kebutuhan bahan baku untuk memenuhi permintaan penjualan yang diperkirakan. Sistem MRP-II disebut juga sebagai push manufacturing, karena barang-barang yang diproduksi dalam ekspektasi permintaan pelanggan.
2. Produksi ramping (lean manufacturing) memperpanjang prinsip-prinsip sistem persediaan just-in-time untuk seluruh proses produksi dan untuk meminimalkan atau mengeliminasi persediaan bahan baku, barang dalam proses, dan barang jadi. produksi ramping sering disebut sebagai pull manufacturing karena barang-barang yang diproduksi sebagai respons terhadap permintaan pelanggan.

DOKUMEN KUNCI DAN FORMULIR

Informasi mengenai pesanan pelanggan, perkiraan penjualan, dan tingkat persediaan barang jadi digunakan untuk menentukan tingkat produksi. Hasilnya adalah master production schedule (MPS-jadwal induk produksi), yang mentutkan seberapa banyak tiap-tiap produk untuk diproduksi selama periode perencanaan dan ketika produksi tersebut harus terjadi. Aktivitas perencanaan dan penjadwalan menghasilkan tiga dokumen lain, yaitu :

1. Pesanan produksi (production order), sebuah dokumen yang mengotorisasi pembuatan dalam kuantitas yang telah ditentukan pada produk tertentu.
2. Permintaan bahan baku (materials requisition), mengotoriasi penghapusan dari kuantitas yang diperlukan bahan baku dari ruang penyimpanan.
3. Kartu pemindahan (move ticket), dokumen yang mengidentifikasi transfer internal dari bagian, lokasi dimanan bagian tersebut ditransfer, dan waktu di transfer.

ANCAMAN DAN PENGENDALIAN

Ancaman utama dalam aktivitas perencanaan dan penjadwalan adalah kelebihan atau di bawah target produksi. Kelebihan produksi dapat mengakibatkan pasokan barang yang melebihi permintaan jangka pendek, dengan demikian menciptakan masalah arus kas potensial karena sumber daya terikat dalam persediaan. Sistem perencanaan produksi dapat mengurangi risiko dari kelebihan dan di bawah target produksi.

Operasi Produksi

Cara aktivits ini dicapai berbeda-beda di berbagai perusahaan, perbedaan berdasarkan jenis produk uang diproduksi dan tingkat otomatisasi yang digunakan dalam proses produksi. Menggunakan berbagai bentuk teknologi informasi (TI) dalam proses produksi, seperti robot dan mesin yang dikendalikan computer, disebut sebagai computer-integrated manufacturing (CIM). CIM adalah sebuah pendekatan manufaktur dengan banyak proses manufaktur dijalankan dan diawasi dengan peralatan terkomputerisasi, sebagian melalui penggunaan robot dan pengumpulan data real-time dari aktivitas manufaktur.

ANCAMAN DAN PENGENDALIAN

Selain kehilangan aset, pencurian juga mengakibatkan saldo aset yang berlebihan, yang dapat mengarah pada analisis yang salah dari kinerja keuangan dan di bawah target. Untuk mengurangi risiko kehilangan atas persediaan, akses fisik terhadap persediaan harus dibatasi dan seluruh pergerakan internal dari persediaan harus didokumentasikan.

Perbedaan lainnya adalah bahwa pesanan untuk mesin dan peralatan hamper selalu melibatkan permintaan resmi bagi penawaran kompetitif oleh pemasok yang potensial. Sebuah dokumen yang disebut request for proposal (RFP-permintaan untuk proposal) adalah sebuah permohonan oleh sebuah organisasi atau departemen bagi pemasok untuk mengajukan penawaran guna memasok sebuah aktiva tetap yang memiliki karakteristik spesifik.

Akuntansi Biaya

Tiga tujuan utama dari sisem akuntansi biaya adalah (1) menyediakan informasi untuk perencanaan, pengendalian, dan pengevaluasian kinerja operasi produksi; (2) menyediakan data biaya yang akurat mengenai produk untuk digunakan dalam penetapan harga dan keputusan bauran produk; dan (3) mengumpulkan dan memproses informasi yang digunakan untuk menghitung nilai-nilai persediaan dan harga poko penjualan yang muncul dalam laporan keuangan perusahaan.

PROSES

Terdapat dua perhitungan yang digunakan dalam siklus terakhir produksi:

1. Perhitungan biaya job-order (job-order costing), sebuah sistem biaya yang menentukan biaya ke batch produksi tertentu atau pekerjaan.
2. Perhitungan biaya proses (process costing) sebuah sistem biaya yang menentukan biaya pada masing-masing proses atau pusat kerja dalam siklus produksi, dan kemudian menghitung biaya rata-rata semua unit yang diproduksi.

• Data penggunaan bahan baku. Ketika produksi dimulai, penerbitan permintaan bahan baku memicu debit barang dalam proses untuk bahan baku yang dikirim produksi.
• Biaya tenaga kerja langsung. Digunakan dokumen kertas yang disebut kartu jam kerja untuk mengumpulkan data mengenai aktivitas tenaga kerja dengan mencatat jumlah waktu seorang pekerja yang dikeluarkan dalam setiap tugas pekerjaan tertentu.
• Penggunaan mesin dan peralatan. Ketika perusahaan mengimplementasikan CIM untuk mengotomatiskan proses produksi, proporsi yang lebih besar dari biaya produk yang terkait dengan mesin dan peralatan yang digunakan untuk membuat produk tersebut. Data mengenai penggunaan mesin dan peralatan dikumpulkan di setiap tahap proses produksi.
• Biaya overhead pabrik. Overhead pabrik (manufacturing overhead) adalah seluruh biaya manufaktur yang secara ekonomis tidak layak untuk melacak langsung terhadap pekerjaan atau proses tertentu.

ANCAMAN DAN PENGENDALIAN

Biaya yang tidak akurat dapat menurunkan efektivitas penjadwalan produksi dan melemahkan kemampuan manajemen untuk mengawasi dan mengendalikan operasi manufaktur. Pengendalian terbaiknya adalah menggunakan teknologi RFID, pemindai kode batang, alat pembaca kartu dan perangkat lainnya.

Meningkatkan pengendalian dengan sistem perhitungan biaya berbasis aktivitas. 

Perhitungan biaya berbasis aktivitas (activity-based costing-ABC) adalah sistem biaya yang dirancang untuk melacak biaya pada aktivitas yang menimbulkannya. Sistem perhitungan biaya berbasis aktivitas berbeda dari sistem akuntansi biaya konvensional dalam tiga cara yang penting:

1. Sistem biaya berbasis aktivitas berusaha secara langsung menelusuri proporsi besar dari biaya overhead ke produk.
2. Sistem biaya berbasis aktivitas menggunakan sejumlah besar biaya pool untuk mengakumulasi biaya tidak langsung (overhead pabrik). Sistem berbasis perhitungan biaya aktivitas membedakan tiga kategori overhead terpisah: 1) Overhead yang terkait dengan batch. Contohnya meliputi biaya setup, inspeksi, dan penangan bahan baku.Sistem biaya berbasis aktivitas mengakumulasikan biaya-biaya ini untuk sebuah batch dan kemudian mengalokasikannya ke unit yang diproduksi dalam batch tersebut. Jadi, produk yang dibuat dalam jumlah besar memiliki biaya overhead yang terkait denagan batch yang lebih rendah per unitnya daripada produk yang dibuat dalam jumlah kecil. 2) Overhead yang terkait dengan produk. Biaya ini terkait dengan perbedaan lini produk perusahaan. Contohnya meliputi penelitian dan pengembangan, expediting, pengiriman dan penerimaan, regulasi lingkungan, dan pembelian. Sistem biaya berbasis aktivitas mencoba menghubungkan biaya-biaya ini dengan produk tertentu ketika memungkinkan. 3) Overhead keseluruhan perusahaan. Kategori ini termasuk biaya-biaya seperti sewa atau pajak properti. Biaya ini diberlakukan keseleruh produk dengan menggunakan tarif departemen atau pabrik.
3. Sistem biaya berbasis aktivitas berupaya untuk merasonalkan alokasi overhead ke produk dengan mengidentifikasi pemicu biaya. Pemicu biaya (cost driver) adalah segala sesuatu yang memiliki hubungan sebab-akibat terhadap biaya.

Throughput: Sebuah Ukuran Efisiensi Produksi 

Throughput menunjukkan jumlah unit barang yang diproduksi dalam suatu periode waktu tertentu dan terdiri atas tiga faktor, di mana masing-masing dapat dikendalikan secara terpisah, sebagaimana yang ditunjukkan dalam formula berikut:

Throughput = (Total unit yang diproduksi/Waktu pemrosesan) x (Waktu pemrosesan/Total waktu) x (Unit barang/Total unit)

• Kapasitas produktif, adalah syarat pertama dalam formula tersebut, menunjukkan jumlah unit maksimum yang dapat diproduksi dengan menggunakan teknologi saat ini. 
• Waktu pemrosesan produktif adalah syarat kedua dalam formula tersebut, dapat ditingkatkan dengan memperbaiki pemeliharaan untuk mengurangi waktu gagal mesin.
• Yield adalah syarat ketiga dalam formula tersebut, menunjukkan unit barang (yang tidak cacat) yang dihasilkan. 

Ukuran Pengendalian Kualitas. Informasi mengenai biaya kualitas dapat membantu perusahaan menentukan dampak dari tindakan yang diambil untuk meningkatkan yield dan mengidentifikasi area-area untuk perbaikan lebih lanjut. Biaya pengendalian kualitas dapat dibagi ke dalam empat area sebagai berikut:

1. Biaya pencegahan berhubungan dengan perubahan terhadap proses produksi yang disesain untuk mengurangi tingkat kecacatan produk.
2. Biaya inspeksi berhubungan dengan pengujian untuk memastikan bahwa produk memenuhi standar kualitas.
3. Biaya kegagalan internal berhubungan dengan pengerjaan ulang atau pembuangan, produk yang diidentifikasi sebagai produk cacat sebelum penjualan.
4. Biaya kegagalan eksternal dihasilkan ketika produk cacat dijual ke pelanggan. Biaya ini meliputi biaya-biaya seperti klaim kewajiban produk, garansi dan biaya perbaikan, hilangnnya kepuasan pelanggan, dan kerusakan reputasi perusahaan.

BAB 13

SIKLUS PENGELUARAN : PEMBELIAN DAN PENGELUARAN KAS

Siklus pengeluaran adalah serangkaian aktivitas bisnis dan operasi pemrosesan informasi terkait yang terus menerus berhubungan dengan pembelian serta pembayaran barang dan jasa. Tujuan utama dalam siklus pengeluaran adalah untuk meminimalkan total biaya perolehan dan pemeliharaan persediaan, perlengkapan, dan berbagai layanan yang diperlukan perusahaan untuk berfungsi. 

Untuk mencapai tujuan tersebut, manajemen harus membuat keputusan penting sebagai berikut :

• Berapakah tingkat optimal persediaan dan perlengkapan yang harus dimiliki?
• Pemasok manakah yang menyediakan kualitas dan layanan terbaik dengan harga terbaik?
• Bagaimana perusahaan dapat mengonsolidasikan pembelian antarunit untuk mendapatkan harga optimal?
• Bagaimana tekhnologi informasi dapat digunakan untuk meningkatkan efisiensi dan keakuratan fungsi logistik inbound?
• Bagaimana perusahaan dapat memelihara kas yang cukup untuk memanfaatkan setiap diskon yang ditawarkan pemasok?
• Bagaimana pembayaran ke vendor dapat dikelola untuk memaksimalkan arus kas?

Jawaban atas pertanyaan-pertanyaan ini mengarah bagaimana sebuah perusahaan menjalankan empat aktivitas siklus pengeluaran dasar :

1. Memesan bahan baku, perlengkapan, dan jasa
2. Menerima bahan baku, perlengkapan, dan jasa
3. Menyetujui faktur pemasok
4. Pengeluaran kas

Sistem Informasi Siklus Pengeluaran

Aktivitas-aktivitas dalm siklus pengeluaran adalah cerminan dari aktivitas-aktivitas dasar yang dijalankan dalm siklus pendapatan. Hubungan erat antara aktivitas siklus pengeluaran pembeli dan aktivitas siklus pendapatan penjualan memiliki impiklasi penting untuk mendesain sistem informasi akuntansi kedua pihak. Perbandingan aktivitas siklus pendapatan dan siklus pengeluaran sebagai berikut :

Aktivitas siklus pendapatan	Aktivitas siklus pengeluaran
Entri pesanan penjualan- memproses pesanan dari pelanggan	Pemesanan bahan baku,perlengkapan,dan jasa-mengirimkan pesanan ke pemasak
Pengiriman-mengantar barang dagangan atau jasa ke pelanggan (logistik outbond)	Penerimaan-menerima barang atau jasa dari pemasok (logistik inbound)
Penagihan-mengirimkan faktur ke pelanggan	Memproses faktur-meninjau dan menyetujui faktur dari pemasak
Penerimaan kas-memproses pembayaran dari pelanggan	Pengeluaran kas-memproses pembayaran ke pemasok

PROSES
Setelah permintaan pembelian telah disetujui, sistem akan mencari file induk persediaan untuk mengidentifikasi pemasok yang cocok untuk barang tersebut. Para pemasok besar mengirimkan pemberitahuan elektronik jika pengiriman datang yang memungkinkan AOE untuk merencanakan dengan memiliki staf yang memadai guna memproses pengiriman yang datang ke gudangnya. Sebelum transfer barang ke gudang, petugas persediaan memverifikasi perhitungan barang dan memasukkan data tersebut ke dalam sistem. Setiap hari para bendahara menggunakan sistem pemrosesan inquiry umtuk meninjau faktur yang jatuh tempo dan menyetujui pembayarannya. Kasir akan meninjau cek tersebut dengan dokumen pendukung dan kemudian menandatanganinya. Akses mudah terhadap informasi yang baru dan akurat memunginkan manajer untuk mengawasi kinerja secara dekat.

ANCAMAN DAN PENGENDALIAN 

Pengungkapan yang tidak diotorisasi atas informasi sensitif seperti informasi perbankan mengenai pemasok dan diskon harga khusus yang ditawarkan oleh pemasok yang dipilih. Cara yang terbaik untuk menanggulangi risiko ancaman ini adalah menggunakan backup dan prosedur pemulihan bencana. Sebuah praktik terbaik adalah mengimplementasikan sistem ERP sebagai tiga kejadian terpisah. Kejadian yang pertama disebut produksi digunakan untuk memproses aktivitas harian. Kedua digunakan untuk pengujian dan pengembangan. Kejadian ketiga seharusnya dipertahankan sebagai backup online sebagai backup online terhadap sistem produksi untuk menyediakan pemulihan secara real time.

Memesan Bahan Baku, Perlengkapan, dan Jasa

Catatan persediaan yang tidak akurat dapat menciptakan masalah signifikan bagi perusahaan. Oleh karena itu, akuntan dan sistem profesional perlu memahami praktik terbaik untuk mengelola persediaan.

PROSES Pendekatan economic order quantity didasarkan pada perhitungan ukuran pesanan optimal untuk meminimalkan jumlah biaya pemesanan, penyimpanan,dan kehabisan stok.

• Reorder point (titik pemesanan ulang) menentukkan kapan untuk memesan. Perusahaan biasanya menetapkan berdasarkan waktu pengiriman dan tingkat yang diinginkan dari stok pengaman untuk menangani fluktuasi yang tidak diharapkan dalam permintaan. 
• Perencanaan kebutuhan material berupaya untuk mengurangi tingkat persediaan yang dibutuhkan dengan meningkatkan akurasi teknik perkiraan untuk menjadwalkan pembelian dengan lebih baik guna memenuhi kebutuhan produksi. 
• Sistem persediaan just in time berupaya untuk meminimalkan tetapi tidak mengeliminasi secara total, persediaan barang jadi dengan membeli dan memproduksi barang hanya sebagai respon terhadap penjualan aktual bukannya yang diperkirakan.

ANCAMAN DAN PENGENDALIAN
Catatan persediaan yang tidak akurat dapat menyebabkan kehabisan stok yang akan mengakibatkan hilangnya penjualan atau menyimpan persediaan berlebih yang dapat meningkatkan biaya. Untuk mengurangi risiko pada masalah ini metode persediaan perpetual seharusnya digunakan untuk memastikan bahwa informasi mengenai stok persediaan selalu terbarui.

MEMILIH PEMASOK
Setelah kebutuhan untuk membeli telah diidentifikasi, langkah selanjutnya adalah memilih pemasok. Para agen pembelian biasanya menjalankan tugas ini.

PROSES
Beberapa faktor yang harus dipertimbangkan ketika memilih pemasok :

• Harga 
• Kualitas bahan baku 
• Keandalan dalam pengiriman 

Menggunakan EDI untuk pesanan pembelian memerlukan prosedur pengendalian tambahan. Akses ke sistem EDI seharusnya dikendalikan dan dibatasi ke personel yang diotorisasi melalui penggunaan kata sandi (password), ID pengguna, matriks kontrol akses, dan pengendalian fisik.

Penerimaan

Departemen penerimaan bertanggung jawab untuk menerima pengiriman dari para pemasok. Ia biasanya melapor ke manajer gudang yang kemudian melapor ke wakil direktur manufaktur. Informasi mengenai tanda terima barang dagangan yang dipesan harus dikomunikasikan ke fungsi pengendalian persediaan untuk memperbarui catatan persediaan.

PROSES

Laporan penerimaan mendokumentasikan detail-detail mengenai setiap pengiriman termasuk tanggal diterima, pengirim,pemasok, dan nomor pesanan pembelian. Tiga pengecualian yang mungkin terhadap proses ini adalah (1) menerima kuantitas barang yang berbeda dari jumlah yang dipesan (2) menerima barang rusak atau (3) menerima barang berkualitas inferior yang gagal inspeksi. Memo debit mencatat penyesuaian yang diminta. Satu salinan memo debit dikirimkan ke pemasok yang berikutnya membuat dan mengembalikan sebuah memo kredit dalam pengakuan.

ANCAMAN DAN PENGENDALIAN

Menerima pengiriman barang yang tidak dipesan menghasilkan biaya-biaya yang terkait dengan pembongkaran, penyimpanan, dan kemudian pengembalian barang-barang tersebut. Prosedur pengendalian untuk menanggulanginya adalah menginstruksikan departemen penerimaan untuk menerima hanya pengiriman yang ada dalam pesanan pembelian yang disetujui.

Menyetujui Faktur Pemasok

Departemen bagian utang menyetujui faktor pemasok untuk pembayaran. Sebuah kewajiban hukum untuk membayar pemasok timbul pada saat barang diterima.

PROSES

Paket voucher mengkombinasikan faktur pemasok dan dokumen pendukung yang terkait. Dalam sistem nonvoucher tiap-tiap faktur yang disetujui di posting ke catatan pemasok individual dalam file utang kemudian disimpan dalam file faktur terbuka. Sedangkan dalam sistem voucher sebuah dokumen tambahan yang disebut sebagai voucher pencairan juga dibuat ketika sebuah faktur pemasok disetujui untuk pembayaran. Voucher pencairan mengidentifikasi pemasok, mencantumkan faktur yang beredar, dan mengindikasikan jumlah bersih untuk dibayarkan setelah dikurangi dengan diskon dan potongan yang berlaku.

ANCAMAN DAN PENGENDALIAN

Ketidaksesuaian antara harga yang dicantumkan dan harga aktual yang dibebankan atau salah hitung dari total jumlah jatuh tempo. Untuk mengatasinya para pengguna harus disyaratkan untuk menyimpan tanda bukti dan memverifikasi ketepatan atas laporan bulanan.

Pengeluaran Kas

Aktivitas final dalam siklus pengeluaran adalah membayar pemasok.

PROSES

Kasir, orang yang melapor ke bendahara, bertanggungjawab untuk membayar pemasok. Hal ini memisahkan fungsi penyimpanan, yang dijalankan kasir, dari fungsi otorisasi dan pencatatan, yang dijalankan oleh masing-masing departemen pembelian dan utang. Pembayaran dibuat ketika utang mengirimkan kasir sebuah paket voucher.

ANCAMAN DAN PENGENDALIAN

Kegagalan untuk memanfaatkan diskon pembelian bagi pembayaran yang tepat waktu dapat menjadi mahal. Untuk mengurangi risiko ini, faktur yang disetujui harus diajukan berdasarkan tanggal jatuh tempo, dan sistem harus didesain untuk melacak tanggal jatuh tempo faktur dan mencetak sebuah daftar seluruh faktur yang beredar secara periodik.

BAB 12

SIKLUS PENDAPATAN : PENJUALAN DAN PENERIMAAN KAS

Siklus pendapatan adalah rangkaian aktivitas bisnis dan kegiatan pemrosesan informasi terkait yang terus berlangsung dengan menyediakan barang dan jasa ke para pelanggan dan menagih kas sebagai pembayaran dari penjualan-penjualan tersebut.

Tujuan utama siklus pendapatan adalah menyediakan produk yang tepat di tempat dan waktu yang tepat dengan harga yang sesuai. Untuk mencapai tujuan tersebut, manajemen harus membuat keputusan-keputusan penting sebagai berikut:

• Sampai sejauh mana produk dapat dan harus disesuaikan dengan kebutuhan dan keinginan pelanggan individu?
• Seberapa banyak persediaan yang harus dimiliki dan di mana persediaan tersebut harus ditempatkan?
• Bagaimana seharusnya barang dagangan dikirim ke pelanggan? haruskah perusahaan menjalankan fungsi pengiriman sendiri atau mengaihdayakan ke pihak ketiga yang berspesialisasi dalam bidang logistik?
• Berapakah harga optimal untuk setiap produk atau jasa?
• Haruskah kredit diperpanjang untuk pelanggan?
• Bagaimana pembayaran pelanggan dapat diproses untuk memaksimalkan arus kas?

Jawaban atas pertanyaan-pertanyaan tersebut mengarah pada bagaimana sebuah organisasi menjalankan empat aktiitas dasar pada siklus pendapatan:

1. Entri pesanan penjualan'

2. Pengiriman

3. Penagihan

4. Penerimaan kas

SISTEM INFORMASI SIKLUS PENDAPATAN

Diagram konteks siklus pendapatan

Diagram arus data tingkat 0: Siklus Pendapatan

PROSES

Para pelanggan AOE dapat menempatkan pesanan secara langsung melalui internet dan tenaga penjualan menggunakan laptop portable untuk memasukkan pesanan ketika menghubungi para pelanggan. Departemen penjualan memasukkan pesanan dari pelanggan yang diterima melalui faks, telepon, atau surat. Sistem tersebut dengan cepat memverifikasi kelayakan kredit pelanggan, mengecek ketersediaan persediaan, dan memberitahudepartemen gudang dan pengiriman mengenai penjualan yang disetujui. Setiap hari, bank mengirimkan AOE sebuah file yang berisi data pengiriman uang, yang digunakan kasir untuk memperbarui saldo rekening kas perusahaan dan digunakan petugas piutang untuk memperbarui rekening pelanggan.

Ikhtisar desain sistem ERP untuk mendukung siklus pendapatan

ANCAMAN DAN PENGENDALIAN

1. Ancaman       : Data induk yang tidak akurat atau tidak valid.                                                      Pengendalian : Menggunakan berbagai pengendalian integritas pemrosesan untuk meminimalkan risiko kesalahan input data.
2. Ancaman       : Pengungkapan yang tidak sah terhadap informasi sensitif, seperti kebijakan penetapan harga atau informasi pribadi mengenai para pelanggan.                                                Pengendalian : Mengonfigurasi sistem untuk menggunakan pengendalian akses yang kuat untuk membatasi siapa yang dapat menampilkan informasi tersebut.
3. Ancaman         : Kekhawatiran akan kehilangan atau kehancuran data induk.                              Pengendalian   : Menggunakan backup dan prosedur pemulihan bencana.

ENTRI PESANAN PENJUALAN

Proses entri pesanan penjualan mengharuskan tiga langkah: mengambil pesanan pelanggan, mengecek dan menyetujui kredit pelanggan, dan mengecek ketersediaan persediaan.

MENGAMBIL PESANAN PELANGGAN

Data pesanan pelanggan dicatat dalam sebuah dokumen pesanan penjualan (sales order) yang biasanya sebuah formulir elektronik yang ditampilkan dalam sebuah layar monitor komputer.

PROSES

Diagram arus data tingkat 1 : Entri Pesanan Penjualan

Menggunakan electronik data interchange (EDI) untuk mengirimkan pesanan secara elektronik dalam format yang kompatibel dengan sistem pemrosesan pesanan penjualan perusahaan. Dengan berkembangnya TI, kode QR dapat lebih meningkatkan efisiensi dan efektivitas dalam berinteraksi dengan para pelanggan. Selain memotong biaya, situs juga menyediakan peluang untuk meningkatkan penjualan. Efektivitas dari sebuah situs sangat tergantung pada desainnya. Oleh karena itu, perusahaan harus secara teratur meninjau catatan interaksi pelanggan dalam situsnya agar dengan cepat mengidentifikasi masalah yang potensial.

ANCAMAN DAN PENGENDALIAN

1.  Ancaman        : Data penting mengenai pesanan akan hilang atau tidak akurat.     Pengendalian : Sistem ERP menggunakan berbagai pengendalian edit entri data.
2.  Ancaman        : Memperhatikan keabsahan dari pesanan                                        Pengendalian : Menyediakan penjaminan serupa atas keabsahan dan bukti untuk mendukung nonrepudiation atas transaksi elektronik.

PERSETUJUAN KREDIT

Penjualan secara kredit banyak dilaksanakan dalam praktik bisnis perusahaan. Biasanya dibuat batas kredit untuk setiap pelanggan catatan kredit pelanggan terdahulu dan kemampuan untuk membayar. Biasanya terdapat otorisasi khusus untuk menyetujui kredit bagi para pelanggan baru, ketika sebuah pesanan melebihi batas maksimal kredit pelanggan tersebut.

MENGECEK KETERSEDIAAN PERSEDIAAN
Langkah berikutnya menetapkan apakah jumlah persediaan barang cukup memenuhi pesanan, agar dapat diinformasikan kepada pelanggan kapan pesanannya akan dikirim. Apabila ketersediaan barang tidak mencukupi pesanan tersebut maka dibuat pemesanan ulang untuk barang tersebut. Ketika ketersediaan barang sudah bisa dipastikan, maka buat kartu pengambilan barang yang berisi daftar jenis barang-barang beserta jumlah barang yang dipesan.

MERESPONS PERMINTAAN PELANGGAN

Pelayanan pelanggan adalah hal yang penting bagi perusahaan, untuk itu perusahaan dapat menggunakan sistem Customer Relationship Management ( CRM ) yaitu untuk mendukung proses penting dalam menjawab permintaan pelanggan. Sistem ini mengatur data terinci mengenai pelanggan hingga data dapat digunakan untuk memfasilitasi layanan yang lebih efisien serta personal kepada pelnggan.

PENGIRIMAN

Aktivitas selanjutnya adalah mengisi pesanan pelanggan dan mengirimkan barang yang diminta. Proses ini terdiri atas dua langkah : (1) memilih dan mengepak pesanan dan (2) mengirimkan pesanan. Kedua fungsi ini mencakup penjagaan persediaan dan melaporkannya kepada wakil presiden bidang manufaktur.

MENGAMBIL DAN MENGEPAK PESANAN

Pegawai bagian gudang menggunakan kartu pengambilan barang mengidentifikasi produk serta berapa banyak pesanan yang dikeluarkan dari gudang. Para pegawai begian gudang akan mencatat jumlah setiap barang yang diambil. Barang kemudian dipindahkan ke bagian pengiriman.

Diagram arus data tingkat 1 : Pengiriman

MENGIRIM PESANAN

Bagian pengiriman akan memeriksa jumlah fisik persediaan barang dengan jumlah yang tertera dalam kartu pengambilan barang dengan jumlah yang ditujukkan pada salinan pesanan penjualan yang dikirim langsung ke bagian pengiriman berdasarkan pesanan penjualan. Tembusan pengemasan memuat jumlah dari keterangan setaip barang yang dimasukkan kedalam daftar pengiriman. Menyiapkan dokumen pengiriman yang merupakan kontrak resmi dan menyatakan bahwa terdapat tanggung jawab atas sejumlah barang yang dikirim.

PENAGIHAN

Aktivitas penagihan adalah aktivitas pemrosesan informasi yang mengemas ulang serta meringkas informasi dari entri pesanan penjualan dan aktivitas pengiriman. Dalam aktivitas penagihan, dokumen dasar yang dibuat adalah faktur penjualan yang menginformasikan kepada pelanggan tentang sejumlah kewajiban mereka dari transaksi yang terjadi serta kapan dan dimana mereka akan melunasinya.

PEMELIHARAAN PIUTANG

Fungsi penting data piutang usaha adalah menggunakan berbagai informasi yang terdapat pada faktur penjualan sehingga memudahkan melakukan pendebitan dan mengkredit rekening tersebut saat penerimaan tagihan. Ada dua perlakuan untuk memelihara data piutang usaha tersebut, yaitu menggunakan metode faktur terbuka dan menggunakan metode pembayaran total.

PENERIMAAN KAS

Siklus akhir pendapatan adalah penerimaan tagihan kas. Penerimaan kas dan cek dari pelanggan dapat saja dicuri dengan mudah oleh orang yang tidak bertanggung jawab. Untuk itu dapat digunakan beberapa langkah alternatif untuk mengurangi risiko pencurian tersebut. Antara lain sebagai berikut :

1. Menugaskan staf bagian surat-menyurat untuk mempersiapkan daftar pengiriman uang, yaitu dokumen yang mengidentifikasi nama dan jumlah semua kiriman uang pelanggan, serta mengirimkan daftar ini kebagian piutang usaha.
2. Pengamanan pencurian kiriman uang pelanggan oleh karyawan perusahaan dengan membuat sistem lockbox (merupakan sebuah alamt pos yang dituju pelanggan ketika menyerahkan uang mereka) di bank. Penggunaan lockbox ini juga akan meningkatkan manajemen arus kas. Dengan adanya lockbox, akan meniadakan penundaan yang berhubungan dengan pemrosesan kiriman uang pelanggan sebelum penyimpanan. Namun petugas khusus setiap tanggal jatuh tempo tagihan harus memeriksa kontak ini.